rn MÔ TÀ CÔNG VIỆC Mã tài liệu;KD-MTCV-03 1 Ngày ban hành: 01/03/2011 L^l THƯ KÝ KINH DOANH Lần sửa đổi:00 sốứang: 1/3 Vị trí: Thư ký kỉnh doanh Khối: Kinh Doanh Báo cáocho: Giám Đốc kỉnh daonh Quản lý: kỉnh doanh Người mô tả: Giám Đốc kỉnh doanh Người phê duyệt: Tổng Giám Đốc A. CHỨC NẮNG 1. Hành chính, văn thư lưu trữ. 2. Tham mưu. B. NHIỆM VỤ 1. Thực hiện công việc hành chính, văn thư lưu ữữ trong bộ phận. " " Tiếp nhận các công văn, hồ sơ tài liệu từ các phòng ban trình GĐ kinh doanh phê duyệt. Chuyền đạt các thông tin chỉ đạo từ GĐ kinh doanh đến các thành viên trong bộ phận. Sắp xếp lịch họp, thời gian họp của GĐ kinh doanh với các thành viên ứong bộ phận Thu thập các báo cáo từ các nhóm, cá nhân ữong bộ phận trình GĐ kinh doanh phê duyệt. Tiếp nhận các hợp đồng, các hồ sơ giấy tờ từ các thành viên, nhóm kinh doanh bán hàng ra soát các nội dung trước khi trình GĐ kinh doanh phê duyệt và phân phối cho những người liên quan sau khi đã được phê duyệt. Trực tiếp theo dõi tổng hợp các đơn giá các sản phẩm dịch vụ của Công ty chuyển cho các nhóm kinh doanh bán hàng. Soạn thảo các công văn giấy tờ theo yêu cầu của GĐ kinh doanh. Thực hiện các công việc photo, fax các công văn giấy tờ. Lưu ữữ các công văn giấy tờ theo quy định văn thư lưu ữữ của công ty. 2. Tham mưu: 2.1. Tham mưu cho Giám Đốc kinh doanh về việc quản lý công việc của phòng kinh doanh. 2.2. Tham mưu cho GĐ kinh doanh về thị trường giá cả các mặt hàng, vật tư liên quan đến hàng hoá, dịch vụ của công ty theo định kỳ tháng, quý, năm. 3. Chấp hành sự điều động của Công ty, thực hiện các công việc khác do Giám Đốc kinh doanh giao phổ._________________________________________________________________ 1.1. 12 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 18 1.9. c. QUYỂN HẠN: 1. ĐƯỢc quyền yêu cắu, nhắc nhở các nhóm, cá nhân thực hiện các yêu cắu, kế hoạch mà GĐ kinh doanh đã chiền khai. 2. Từ chối làm các công việc không phục vụ cho công việc công ty hoặc trái với đạo đức, thuần ______ phong mỹ tục, xúc phạm đến danh dự bản thân hoặc người khác._______________________ D. TRÁCH NHIỆM 1. Chịu trách nhiệm ữưóc Giám Đốc kinh doanh về tất cả các công việc được giao.____________ E. ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC 1. Lịch làm việc, lịch họp được sắp xếp phù hỢp không sai sót. % đạt được so với quy đjnh( Theo KPI)____________ 2. Lưu trữ công văn giấy tờ kho học không để thất lạc, mất mát tài liệu. % đạt được so với quy định( Theo KPI) 3. Tiếp nhận, chuyền đạt các thông tin chỉ thị kịp thời, bảo mật thông tin không được phép tiết lộ thông tin khi chưa được sự đổng ý của GĐ kinh doanh__________________________ % đạt được so với quy định( Theo KPI) Bản quyền tài liệu này ữìuộc Công ty CP Đầu Tư Phan vo ban hành và kiểm soái. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phan hay toàn bọ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty. rn MÔ TÀ CÔNG VIỆC Mã tài liệu;KD-MTCV-03 1 Ngày ban hành: 01/03/2011 L^l THƯ KÝ KINH DOANH Lần sửa đổi:00 sốưang: 2/3 4. Soạn thảo, thẩm định các công văn giấy tờ kịp thời đúng thể thức không nhầm lằn. % đạt được so với quy địnhí Theo KPI) 5. Chấp hành các nội quy quy định của Công ty đề ra Số lần vi phạm nội quy, quy chế( Theo KPI) F. DANH MỤC PHAI báo cáo HỜI GIAN BÁO CÁO 1. Báo cáo các công việc đã làm được, chưa làm được cho GĐKD. Theo từng ngày 2. Báo cáo lịch làm việc, lịch họp của GĐKD Báo ữước 1 ngày và trước thời gian họp, làm việc 1 giờ. 3. Bảng đánh giá KPI của bản thân Hàng tháng, quý, năm gởi cho GĐ bán hàng duyệt G. TIÊU CHUẨN CHỨC DANH 1 Trinh đô hoc vấn Cao Đẳng 2 Trình độ ngoại ngữ Anh văn nghe, nói, đọc, viết lưu loát 3 Trình độ tin học Word; Excel; Email; Internet 4 Kiến thức Hành chính văn phòng 5 Kỹ năng Kỹ năn giao tiếp, 6 SỐ năm kinh nghiệm 1 năm ữở lên 7 Tính cách cá nhân Trung thực 8 Phong cách làm việc Chuyên nghiệp 9 Thể chất và sức khoẻ Cáo trên 1.5m, nặng trên 50 kg, không dị tật 10 Giới tính Nam/Nữ 11 Đô tuổi Trên 23 H. QUAN HÊ CÔNG VIÊC Bên ngoai Bên ngoài Ban Giám Đốc GĐ kinh doanh V ? Ị Khách hàng \__^ Thư ký kinh doanh / Khách hàng C