Facebook: @ www.facebook.com/ S Á C H – T À I L I Ệ U T H I T U Y Ể N Trang 1 MÔN QUẢN LÝ DỰ ÁN PHÂN TÍCH ĐÁNH ĐỔI MỤC TIÊU Phần I: Lý thuyết chung: 1. Mục tiêu của quản lý dự án: Mục tiêu chung của các dự án là hoàn thành các công việc của dự án theo đúng yêu cầu kĩ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép. Ba mục tiêu này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và có thể biểu hiện bằng công thức sau: C=f(P,T,S) Trong đó: C: Chi phí P: Mức độ hoàn thành công việc T: yếu tố thời gian S: Phạm vi dự án Từ công thức này có thể nhận thấy, chi phí là một hàm của các yếu tố mức độ hoàn thành công việc, thời gian thực hiện và phạm vi dự án. Chi phí của dự án tăng lên khi chất lượng hoàn thiện công việc tốt hơn, thời gian kéo dài thêm và phạm vi dự án được mở rộng. Nếu thời gian thực hiện dự án bị kéo dài, gặp trường hợp giá nguyên vật liệu tăng cao sẽ phát sinh tăng chi phó một số khoản mục nguyên vật liệu. Mặt khác, thời gian kéo dài dẫn đến tình trạng kém hiệu quả do công nhân mệt mỏi, do chờ đợi và thời gian máy chết tăng theo…làm phát sinh tăng một số khoản mục chi phí. Thời gian thực hiện dư án kéo dài, chi phí lãi vay ngân hàng, bộ phận chi phí gián tiếp (chi phí hoạt động của văn phòng dự án) tăng theo thời gian và nhiều trường hợp, phát sinh tăng khoản tiền phạt do không hoàn thành đúng tiến độ ghi trong hợp đồng… 2. Đánh đổi mục tiêu: Đánh đổi mục tiêu dự án là việc hy sinh một mục tiêu nào đó để thực hiện tốt hơn mục tiêu kia trong điều kiện thời gian và không gian cho phép, nhằm thực hiện tốt nhất tất cả các mục tiêu dài hạn của quá trình quản lý dự án. Facebook: @ www.facebook.com/ S Á C H – T À I L I Ệ U T H I T U Y Ể N Trang 2 Trên thực tế, không phải tất cả các dự án đều có thể thực hiện theo kế hoạch mà thường có những thay đổi do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan khác nhau nên đánh đổi mục tiêu là một kĩ năng của nhà quản lý dự án. Việc đánh đổi mục tiêu diễn ra suốt trong quá trình quản lý, từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Ở mỗi giai đoạn của dự án, có thể một mục tiêu nào đó trở thành yếu tố quan trọng nhất cần phải tuân thủ, trong khi các mục tiêu khác có thể thay đổi, do đó, việc đánh đổi mục tiêu đều có ảnh hưởng đến kết quả thực hiện các mục tiêu khác. Đánh đổi mục tiêu phải luôn dựa trên các điều kiện hay các ràng buộc nhất định. Bảng 1 dưới đây trình bày các tình huống đánh đổi có thể xảy ra: Loại tình huống Kí hiệu Thời gian Chi phí Hoàn thiện A A1 Cố định Thay đổi Thay đổi A2 Thay đổi Cố định Thay đổi A3 Thay đổi Thay đổi Cố định B B1 Cố định Cố định Thay đổi B2 Cố định Thay đổi Cố định B3 Thay đổi Cố định Cố định C C1 Cố định Cố định Cố định C2 Thay đổi Thay đổi Thay đổi Bảng 1. Các tình thuống đánh đổi Tình huống A và B là những tình huống đánh đổi thường gặp trong thực tế, trong đó trong tình huống A, tại một thời điểm chỉ có một trong ba mục tiêu cố định, còn trường hợp B có 2 mục tiêu có định, các mục tiêu khác đều thay đổi. Còn tình huống C là tình huống tuyệt đổi, cả 3 mục tiêu đều cố định nên không thể đánh đổi hoặc cả 3 cùng thay đổi nên không cần phải đánh đổi. Facebook: @ www.facebook.com/ S Á C H – T À I L I Ệ U T H I T U Y Ể N Trang 3 Cùng với sự phát triển và yêu cầu ngày càng cao đối với hoạt động quản lý dự án, mục tiêu của quản lý dự án cũng thay đổi theo chiều hướng gia tăng về lượng và thay đổi về chất. Từ ba mục tiêu ban đầu (thời gian, chi phí, mức dộ hoàn thiện công việc) hay tam giác mục tiêu với sự tham gia của các chủ thể gồm nhà đầu tư, nhà thầu, nhà tư vấn đã được phát triển thành tứ giác, ngũ giác mục tiêu với sự tham gia quản lý của Nhà nước. Khi phân tích đánh đổi mục tiêu trong quản lý dự án, thường đi theo 6 bước sau đây:  Bước 1: Nhận diện và đánh giá khả năng xung khắc Ở bước này, nhà quản lý dự án sẽ xác định các tầm quan trọng của dự án cũng như vai trò, ý nghĩa mà dự án đem lại sau khi hoàn thành. Đồng thời, nhà quản lý dự án cũng xác định các mục tiêu lớn của dự án: hoàn thành dự án theo đúng yêu cầu về chất lượng trong