Đang tạo bản xem trước...
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC HẢI QUAN Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : ThS. NGUYỄN MẠNH CƯỜNG Sinh viên thực hiện : TRUNG THỊ NGÂN Mã số sinh viên : 1305QTVB042, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI - 2017
LỜI CAM ĐOAN Em thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp với tên đề tài là: “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan. Em xin cam đoan đây là bài nghiên cứu của em, dựa trên tinh thần cá nhân, tích cực học hỏi, nghiên cứu, tìm tòi, khảo sát thực tế và tham khảo thông tin. Những số liệu trong đề tài được khảo sát và thu thập tại Văn phòng Tổng cục Hải quan. Em xin chịu trách nhiệm nếu có sự không trung thực trong nghiên cứu. Sinh viên Trung Thị Ngân
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thầy cô Khoa Quản trị văn phòng đã giảng dạy cho em nhiều kiến thức và kỹ năng trong suốt học tập ở trường. Em xin gửi lời cảm ơn tới Lãnh đạo và các anh chị CBCC tại Văn phòng Tổng cục Hải quan đã tận tình chỉ bảo giúp đỡ em trong quá trình khảo sát để thực hiện đề tài tại cơ quan. Trải qua hơn 2 tháng thực hiện đề tài của mình, người luôn đồng hành và chỉ bảo tận tình giúp em hoàn thành đề tài khóa luận là ThS. Nguyễn Mạnh Cường. Qua đây, em xin gửi những tình cảm chân thành và lời cảm ơn sâu sắc nhất tới Thầy. Do thời gian và trình độ nghiên cứu còn hạn chế mặc dù đã rất cố gắng song đề tài của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo giúp đỡ, đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo, giảng viên. Những ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn đọc sẽ giúp em nhìn nhận được những hạn chế và trang bị thêm nhiều nguồn kiến thức và hiểu biết trên con đường học tập cũng như nghiên cứu sau này. Sinh viên Trung Thị Ngân
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CBCC Cán bộ công chức CNTT Công nghệ thông tin HQ Hải quan TCHQ Tổng cục Hải quan
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỤC LỤC MỞ ĐẦU........................................................................................................................................ 1 1.Lý do chọn đề tài.......................................................................................................1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .......................................................................................2 3. Mục tiêu nghiên cứu.................................................................................................6 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ...............................................................................................6 5. Đối tượng nghiên cứu...............................................................................................6 6. Giả thuyết nghiên cứu ..............................................................................................7 7. Phương pháp nghiên cứu .........................................................................................7 8. Kết cấu đề tài ...........................................................................................................8 Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ..... 9 1.1. Một số khái niệm cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng ...........................9 1.1.1. Khái niệm văn phòng, chức năng, nhiệm vụ văn phòng ........................................ 9 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng....................................................................... 10 1.1.3. Khái niệm công tác văn phòng ................................................................................. 13 1.2. Hiện đại hóa công tác văn phòng ........................................................................14 1.2.1. Khái niệm hiện đại hóa công tác văn phòng............................................................ 14 1.2.2. Mục đích, ý nghĩa của hiện đại hóa công tác văn phòng........................................ 15 1.2.3. Nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng .......................................... 16 Chương 2: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC HẢI QUAN.............................................................................. 22 2.1. Giới thiệu chung về Tổng cục Hải quan .............................................................22 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của TCHQ ......................................................... 22 2.1.2. Cơ cấu tổ chức Tổng cục Hải quan .......................................................................... 22 2.2. Giới thiệu về Văn phòng Tổng cục Hải quan .....................................................22 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của VP TCHQ................................................... 22 2.2.2. Cơ cấu tổ chức Văn phòng Tổng cục Hải quan ...................................................... 23 2.3. Tình hình thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan .....................................................................................................................23 2.3.1. Về điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng............................................. 23
2.3.2. Con người làm công tác văn phòng.......................................................................... 26 2.3.3. Quy trình, nghiệp vụ hành chính .............................................................................. 31 2.3. Đánh giá chung ...................................................................................................48 2.3.1. Ưu điểm....................................................................................................................... 48 2.3.2. Hạn chế........................................................................................................................ 53 2.3.3. Nguyên nhân............................................................................................................... 55 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC HẢI QUAN ................. 56 3.1. Nhóm giải pháp về nhận thức .............................................................................56 3.2. Nhóm giải pháp về ứng dụng công nghệ thông tin .............................................57 3.2.1. Trong công tác văn thư............................................................................................. 57 3.2.2. Trong công tác lưu trữ............................................................................................. 58 3.2.3. Quản lý tài sản, phương tiện...................................................................................... 60 3.2.4. Tổ chức hội họp.......................................................................................................... 65 3.3. Nhóm giải pháp về đào tạo bồi dưỡng và chế độ chính sách đối với CBCC làm công tác văn phòng.....................................................................................................65 3.3.1. Về đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng CBCC làm công tác văn phòng...... 65 3.3.2. Về chế độ chính sách ................................................................................................. 67 3.4. Giải pháp đổi mới mô hình xử lý thông tin tập trung .........................................67 3.5. Áp dụng chữ ký số trong xử lý văn bản tại văn phòng Tổng cục Hải quan .......69 KẾT LUẬN ................................................................................................................................. 73 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................. 74 PHỤ LỤC
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Bước vào nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa trong một thế giới đang toàn cầu hóa, Đảng ta và Nhà nước ta đã có nhiều chủ trương về cải cách hành chính và luôn xác định cải cách hành chính là một khâu quan trọng trong sự nghiệp đổi mới để phát triển đất nước. Có thể nói rằng, tổ chức văn phòng cũng như công tác văn phòng trong mỗi cơ quan hành chính nhà nước có mối quan hệ mật thiết và có đóng góp tích cực đối với cải cách hành chính nhà nước trên tất cả các nội dung. Văn phòng là đơn vị trực tiếp tham mưu việc triển khai thực hiện các chủ trương, chính sách mới của cơ quan, biến những quy định, những ý tưởng trên giấy trở thành thực tiễn, thực hiện công tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện những mục tiêu, nhiệm vụ đã đề ra của cơ quan, văn phòng còn chủ động nghiên cứu, đề xuất tham mưu thực hiện nhiều chính sách, giải pháp mới mang tính đột phá sáng tạo về cải cách hành chính cũng như đảm bảo chức năng hậu cần phục vụ cho toàn cơ quan. Để phát huy vai trò và đẩy mạnh hơn nữa hiệu quả hoạt động của văn phòng đem lại những kết quả to lớn trong công tác hành chính, hiện đại hóa công tác văn phòng là một trong những biện pháp cần được ưu triển khai mạnh mẽ ở tất cả các đơn vị trong khối cơ quan hành chính nhà nước nhằm đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước là rất cấp thiết và quan trọng. Được sự quan tâm của trong công tác đào tạo của Nhà trường, Khoa Quản trị văn phòng và sự giúp đỡ của lãnh đạo, các cô chú, anh chị tại Văn phòng Tổng cục Hải quan trong suốt thời gian thực tập đã giúp tôi có thêm nhiều kiến thức mới về thực tiễn và hiểu rõ hơn tầm quan trọng của văn phòng trong công tác hành chính nhà nước. Nhận thấy Văn phòng Tổng cục Hải quan là một đơn vị của cơ quan có khối lượng công việc rất lớn: tham mưu, giúp Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan chỉ đạo, điều phối, theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan thực hiện quy chế làm việc, các chương trình, kế hoạch công tác của Tổng cục; tổ chức, quản lý công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; công tác quản trị, tài vụ và kế toán đơn vị dự toán cấp ba của cơ quan Tổng cục; công tác báo chí tuyên truyền; công tác thông tin, cơ yếu của Tổng cục Hải quan. Có thể thấy văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ một cách thông suốt hiệu quả của cả cơ quan. Vì vậy, việc nghiên cứu cải tiến nâng cao hiện đại hóa văn phòng tại Văn phòng Tổng cục là một nhu cầu thiết yếu đem lại nhiều những thành quả to lớn. Nhận thức 1
được tầm quan trọng của vấn đề này nên tôi đã mạnh dạn chọn đề tài: “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan” để làm đề tài nghiên cứu. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Bước vào thế kỷ XXI, công cuộc cải cách công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước được Đảng và Nhà nước ta đặc biệt chú trọng. Nghiên cứu về Quản trị hành chính văn phòng hiệu quả đáp ứng nhu cầu của xã hội là một nhu cầu tất yếu để các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và các tổ chức chính trị xã hội áp dụng vào thực tiễn. Ở những góc độ khác nhau, đã có nhiều công trình nghiên cứu thuộc hành chính văn phòng và hiện đại hóa văn phòng như sách, bài đăng tạp chí, kỷ yếu đề tài, báo cáo,… 1) Nghiên cứu về lý luận quản trị hành chính văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng Giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về văn phòng, quản trị văn phòng, những chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và thực hiện công tác văn phòng trong cơ quan tổ chức có thể kể tên một số sách, giáo trình như: - Nguyễn Hữu Thân (2007) “Quản trị hành chánh Văn phòng”, NXB Thống kê, Hà Nội, cuốn sách đã khái quát các nội dung về quản trị hành chính văn phòng từ các khái niệm về văn phòng, quản trị văn phòng đến cách thức quản trị hành chính khoa học, thực hiện các nghiệp vụ của quản trị văn phòng. Từ đó, bạn đọc có thể hiểu rõ hơn về công tác hành chính văn phòng trong mọi cơ quan tổ chức. - GS.TS Nguyễn Thành Độ (2012)“Giáo trình Quản trị văn phòng” của NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, cuốn sách khái quát nội dung chính trong hai phần gồm phần 1 là những vấn đề chung về văn phòng, tổ chức văn phòng và phần 2 là các nghiệp vụ cơ bản của văn phòng. Qua mỗi phần, mỗi chương của cuốn sách, chúng ta sẽ được tiếp cận văn phòng với những góc nhìn cụ thể nhất để mọi cá nhân quản lý văn phòng và các cơ quan, doanh nghiệp có thể áp dụng thực hiện công việc của mình phù hợp với các loại hình tổ chức khác nhau. - Nghiêm Kỳ Hồng (2014), Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị văn phòng và lưu trữ học, Nxb Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh. Tác giả đã trình bày và cung cấp những kiến thức cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng; đổi mới và hiện đại hóa văn phòng; đóng góp của văn phòng đối với công cuộc cải cách hành chính, hiện đại hóa công tác lưu trữ, đổi mới công tác tổ chức và sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, thành tựu và những đóng góp của công tác lưu trữ đối với sự phát triển kinh tế xã hội. 2
Hiển thị 8 trang đầu. Tải tài liệu để xem đầy đủ.
Chưa có bình luận nào. Hãy là người đầu tiên!
Bình luận (0)
Chưa có bình luận nào. Hãy là người đầu tiên!