Page 1
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ HỒ SƠ SỔ SÁCH - KẾ HOẠCH BÀI DẠY (dành cho đơn vị nhà trường) Hà Nội, tháng 02 năm 2025 1
Page 2
MỤC LỤC I. GIỚI THIỆU CHUNG..................................................................................................1 II. TÍNH NĂNG NỔI BẬT..............................................................................................1 B. QUY TRÌNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM.........................................................................2 C. HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN .........................................................................................4 I. ĐĂNG NHẬP...............................................................................................................4 II. HƯỚNG DẪN DÀNH CHO QUẢN TRỊ VIÊN........................................................5 II.1. Khai báo thông tin danh mục ...................................................................................5 1. Danh mục môn học ......................................................................................................5 2. Danh mục hồ sơ............................................................................................................6 2.1 Khai báo thư mục....................................................................................................6 2.2. Khai báo và cấu hình mẫu sổ.................................................................................8 2.2.1. Thêm mới mẫu sổ ...............................................................................................8 2.2.2 Sửa mẫu sổ.........................................................................................................12 2.2.3 Xóa mẫu sổ ........................................................................................................14 3. Danh mục tuần học.....................................................................................................15 II.2. Báo cáo thống kê....................................................................................................17 II.3. Tra cứu thông tin hồ sơ...........................................................................................19 II.4. Quản trị tài khoản người dùng................................................................................19 1. Nhóm người dùng ......................................................................................................19 1.1. Thêm mới nhóm quyền người dùng ....................................................................20 2
Page 3
1.2. Thêm mới người dùng vào nhóm quyền..............................................................20 2. Phân quyền nhóm người dùng ...................................................................................21 3. Danh sách tài khoản người dùng................................................................................21 4. Quản lý tài khoản ký số..............................................................................................22 4.1. Quản lý con dấu...................................................................................................22 4.2. Duyệt thông tin tài khoản ký ...............................................................................27 II.5. Tra cứu lịch sử thao tác ..........................................................................................28 III. HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CBQL, GIÁO VIÊN – NHÂN VIÊN.......................29 1. Khai báo thông tin tài khoản ký cá nhân....................................................................29 2. Trình ký hồ sơ ............................................................................................................32 2.1. Khai báo thông tin và đính kèm file trình ký.......................................................32 2.2. Cấu hình nhân sự ký duyệt ..................................................................................34 2.3. Chèn ảnh chữ ký ..................................................................................................35 3. Ký duyệt hồ sơ ...........................................................................................................36 3.1. Kiểm tra file hồ sơ trình ký của giáo viên ...........................................................36 3.2. Ký duyệt hồ sơ.....................................................................................................38 4. Từ chối hồ sơ..............................................................................................................43 5. Đóng dấu ban hành hồ sơ...........................................................................................43 5.1. Đóng dấu tại 2.2. Sổ ký duyệt..............................................................................44 5.2. Đóng dấu tại 2.3. Đóng dấu ban hành .................................................................46 3
Page 4
A. TỔNG QUAN I. GIỚI THIỆU CHUNG Trong bối cảnh chuyển đổi số đang ngày càng phát triển và được đẩy mạnh trong ngành giáo dục, việc quản lý hồ sơ, sổ sách chuyên môn, kế hoạch bài dạy giáo viên theo phương thức truyền thống không chỉ tốn nhiều thời gian, chi phí mà còn dễ xảy ra sai sót, khó lưu trữ và tra cứu khi cần thiết. Nhằm hỗ trợ nhà trường, thầy cô giáo tối ưu hóa công tác quản lý hồ sơ chuyên môn, phục vụ công tác quản lý và giảng dạy, hệ thống đã nâng cấp phiên bản hoàn toàn mới của phần mềm QDoc - [Hồ sơ điện tử]. QDoc - [Hồ sơ điện tử] là hệ thống quản lý hồ sơ, sổ sách được thiết kế riêng cho các cơ sở giáo dục, hỗ trợ Cán bộ quản lý, giáo viên – nhân viên nhà trường trong việc lưu trữ, quản lý và tra cứu một cách đầy đủ, nhanh chóng, chính xác, đáp ứng các thông tư quy định về điều lệ trường Mầm non, Tiểu học, Trung học cơ sở, Trung học phổ thông và Trường phổ thông nhiều cấp học của Bộ GD&ĐT. II. TÍNH NĂNG NỔI BẬT ✓ Số hóa toàn bộ quy trình quản lý hồ sơ, sổ sách, kế hoạch bài dạy: Việc lưu trữ hồ sơ trên hệ thống sẽ loại bỏ việc ghi chép, trình – ký duyệt theo phương thức quản lý truyền thống. ✓ Khai báo danh mục Sổ - Hồ sơ: Thao tác khai báo danh mục Sổ - Hồ sơ đơn giản, linh hoạt, hỗ trợ sao chép danh mục qua các năm học giúp nhà trường kế thừa cấu hình hồ sơ đã cập nhật. ✓ Sổ trình ký/Sổ ký duyệt: Thao tác trình ký/ký duyệt đơn giản, hỗ trợ nhiều định dạng file; việc trình ký/ký duyệt chính xác đến từng cá nhân hoặc linh động theo quy trình tuần tự hoặc song song. ✓ Tích hợp chữ ký số: Hệ thống cho phép tích hợp chữ ký số của các nhà cung cấp được Bộ Khoa học và Công nghệ cấp phép. 1
Page 5
✓ Khai báo thông tin cấu hình ký: Cho phép người dùng dễ dàng cập nhật ảnh, cấu hình thông tin chữ ký số hay con dấu của nhà trường. ✓ Tìm kiếm và tra cứu dễ dàng: Hệ thống bổ sung các chức năng tìm kiếm linh hoạt theo nhiều tiêu chí như từ khóa, mẫu sổ, hồ sơ, người trình ký, người ký duyệt… giúp cán bộ, giáo viên nhà trường nhanh chóng tổng hợp được dữ liệu cần thiết. ✓ Tổng hợp số liệu báo cáo: Các chức năng báo cáo thống kê sẽ hỗ trợ lập báo cáo chi tiết, chính xác đến mỗi giáo viên hay từng hồ sơ để cán bộ quản lý, nhà trường dễ dàng quản lý và đánh giá tiến độ cập nhật hồ sơ của giáo viên. ✓ Phân quyền người dùng, nhóm người dùng: Mỗi tài khoản trên hệ thống QDoc được phân quyền theo từng vai trò, chức năng, nhiệm vụ để đảm bảo tính bảo mật và an toàn thông tin. ✓ Đồng bộ và tích hợp tài khoản người dùng: Tài khoản người dùng được đồng bộ theo tài khoản trên hệ thống CSDL nhà trường. Như vậy, cán bộ, giáo viên chỉ cần sử dụng một tài khoản là đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản lý hồ sơ học sinh cũng như việc quản lý hồ sơ sổ sách. B. QUY TRÌNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM Đề mục phần Tài khoản Bước Danh mục Nội dung chi tiết mềm thực hiện Mục 1.3. Danh mục 1 Khai báo danh sách tuần học Danh mục Quản trị viên tuần học tuần học - Khai báo và chuẩn hóa toàn bộ danh mục mẫu sổ, hồ sơ Khai báo Mục 1.2. Quản trị của nhà trường. 2 danh mục Danh mục hồ viên/CBQL - Thao tác này cần được khai mẫu sổ sơ báo chính xác trước khi cán bộ, giáo viên thực hiện trình 2
Page 6
Đề mục phần Tài khoản Bước Danh mục Nội dung chi tiết mềm thực hiện và ký duyệt Thực hiện đồng bộ tài khoản Đồng bộ tài Mục 5.3. và mật khẩu cho toàn bộ cán 3 khoản nhân Danh sách Quản trị viên bộ quản lý, giáo viên, nhân sự người dùng viên từ CSDL nhà trường - Mục 5.1. Khai báo danh sách nhóm Nhóm người Tạo và phân người dùng, ghép tài khoản dùng Quản trị 4 quyền nhóm người dùng vào nhóm và phân - Mục 5.2. viên/CBQL người dùng quyền các chức năng trên Phân quyền phần mềm nhóm người dùng menu Khai báo Mục 5.4.1. Khai báo ảnh con dấu và Quản trị 5 thông tin con Quản lý con thông tin chữ ký số nhà trường viên/CBQL dấu dấu CBQL/Giáo Đăng ký tài Khai báo ảnh chữ ký và thông Mục 7. Thông 6 viên- nhân khoản ký số tin chữ ký số cá nhân tin cá nhân viên trường Mục 5.4.2. Duyệt tài Duyệt thông tin chữ ký số Quản trị 7 Duyệt tài khoản ký số cá nhân viên/CBQL khoản ký Trình ký hồ Giáo viên và nhân viên thực Giáo viên- Mục 2.1. Sổ 8 sơ- kế hoạch hiện khai báo sổ ký theo các nhân viên trình ký bài dạy hồ sơ được phân công trường CBQL, tổ trưởng chuyên môn Ký duyệt hồ CBQL/Tổ người được phân công ký Mục 2.2. Sổ 9 sơ - kế hoạch trưởng duyệt hồ sơ thực hiện ký ký duyệt bài dạy chuyên môn duyệt 3
Page 7
Đề mục phần Tài khoản Bước Danh mục Nội dung chi tiết mềm thực hiện Nhân sự được phân quyền Mục 2.3. Đóng dấu CBQL/nhân 10 đóng dấu thực hiện đóng dấu Đóng dấu ban ban hành sự đóng dấu ban hành hồ sơ hành Tổng hợp báo cáo thống kê Báo cáo Mục 3. Báo Quản trị 11 tổng quan/chi tiết về toàn bộ thống kê cáo thống kê viên/CBQL hồ sơ nhà trường đã thực hiện Tra cứu mẫu Tra cứu tất cả các mẫu sổ và Mục 4. Tra Quản trị 12 sổ, hồ sơ thư mục nhà trường khai báo cứu viên/CBQL Kiểm tra thời gian tài khoản Kiểm tra lịch Mục 6. Lịch Quản trị 13 người dùng truy cập và thực sử nhập liệu sử nhập liệu viên/CBQL hiện các chức năng phần mềm C. HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN I. ĐĂNG NHẬP Bước 1: Mở trình duyệt web firefox 3.5 trở lên (Cốc cốc, Chrome…). Bước 2: Truy cập theo địa chỉ https://hsdttruong.qlgd.edu.vn và nhập đầy đủ các thông tin tại Đăng nhập hệ thống. 4
Page 8
Bước 3: Kích nút [Đăng nhập]. Lưu ý: Tài khoản được đồng bộ theo hệ thống CSDL nhà trường, người dùng kích click biểu tượng để kiểm tra thông tin tài khoản. Trong trường hợp cần thay đổi mật khẩu, người dùng thực hiện đổi trên CSDL sau đó thực hiện đồng bộ lại. II. HƯỚNG DẪN DÀNH CHO QUẢN TRỊ VIÊN Mô tả: Quản trị viên hệ thống quản lý hồ sơ – kế hoạch bài dạy có thể là Ban giám hiệu nhà trường hoặc cán bộ phụ trách CNTT tại trường. Để giáo viên có thể thực hiện đăng nhập và trình ký hồ sơ đầy đủ, chính xác, quản trị viên cần thực hiện trước các thao tác về khai báo danh mục mẫu sổ, tuần học, kiểm tra nhóm quyền người dùng, duyệt chữ ký số giáo viên… theo hướng dẫn dưới đây. II.1. Khai báo thông tin danh mục 1. Danh mục môn học Hệ thống đã mặc định khai báo sẵn các môn học theo quy định. (Nhà trường tham khảo tại mục này). Trường hợp phát sinh môn học khác đơn vị thực hiện thêm mới môn học. Các bước thực hiện: Bước 1: Chọn mục 1. Danh mục/ 1.1. Danh mục môn học Bước 2: Kích nút [Thêm mới] và nhập đầy đủ các thông tin trên giao diện 5
Page 9
Bước 3: Kích nút [Ghi] để lưu lại. 2. Danh mục hồ sơ 2.1 Khai báo thư mục Mô tả: Để hỗ trợ nhà trường dễ dàng quản lý hồ sơ, sổ sách chuyên môn cũng như kế hoạch bài dạy của giáo viên, hệ thống hỗ trợ nhà trường khai báo các thư mục tương tự như cách khai báo thư mục của máy tính. Và trong thư mục có thể chứa hoặc không chứa các mẫu sổ. Ví dụ: Các bước thực hiện: Bước 1: Chọn mục 1. Danh mục/1.2. Danh mục hồ sơ. Bước 2: Kích biểu tượng và chọn thư mục. 6
Page 10
Bước 3: Sau khi thêm mới thư mục thành công, màn hình hiển thị thư mục mới như hình ảnh sau: Lưu ý: - Nhà trường có thể tạo thư mục để chứa hồ sơ, mẫu sổ hoặc chỉ tạo mẫu sổ riêng. - Để sửa thông tin thư mục, người dùng kích chọn tên trường sau đó chọn biểu tượng và chọn lựa chọn thay đổi phù hợp. 7
Page 11
- Đồng bộ cây thư mục từ hệ thống cũ: Hệ thống cho phép đồng bộ toàn bộ dữ liệu hồ sơ và thư mục từ phân hệ hồ sơ sổ sách cũ. Tuy nhiên, chức năng này chỉ thực hiện 1 lần duy nhất. 2.2. Khai báo và cấu hình mẫu sổ Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường thực hiện khai báo và quản lý mẫu sổ, hồ sơ sử dụng trong việc trình, ký duyệt, đánh giá các tài liệu, sổ sách chuyên môn, giáo án – kế hoạch bài dạy. 2.2.1. Thêm mới mẫu sổ Các bước thực hiện: Bước 1: Chọn mục 1. Danh mục/1.2. Danh mục hồ sơ. Bước 2: Kích , chọn mẫu sổ, nhập đầy đủ các thông tin trên giao diện sau đó kích nút để lưu dữ liệu và chuyển sang tab tiếp theo. 8
Page 12
✓ Khai báo Thông tin chung: + Tên mẫu sổ: Nhập tên mẫu sổ. Ví dụ: Kế hoạch bài dạy. + Thư mục: Chọn tên thư mục chứa hồ sơ (nếu có). + Đối tượng sử dụng: Chọn đối tượng sử dụng cho mẫu sổ này. Nhà trường nên để “Nội bộ trường”. + Tần suất nộp: Chọn tần suất nộp hồ sơ. Ví dụ: 1 lần/năm. + Từ ngày… Đến ngày: Nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc nộp hồ sơ khi chọn tần suất nộp là “Tự định nghĩa”. + Trạng thái: Chọn trạng thái tương ứng với hồ sơ. Mặc định chọn giá trị Sử dụng. + Cấu hình đóng dấu: đối với hồ sơ có đóng dấu nhà trường chọn 01 trong 02 hình thức đóng dấu là Đóng dấu ban hành hoặc Đóng dấu có Ký điện tử. 9
Page 13
•Đóng dấu ban hành: Tích lựa chọn này nếu hồ sơ đó được đóng dấu thường (chèn ảnh con dấu trên hồ sơ). •Đóng dấu có Ký điện tử: Tích lựa chọn này nếu hồ sơ đó được đóng dấu kèm chữ ký điện tử (chữ ký số). + Kiểm định chất lượng: Chọn tiêu chuẩn để chuyển dữ liệu hồ sơ sang phần mềm kiểm định chất lượng. + Cho phép người nộp chọn người ký duyệt tùy ý: Tích chọn nếu hồ sơ đó nhà trường để người nộp chủ động chọn người ký duyệt. + Cấu hình đối tượng tra cứu: Khi chọn lựa chọn này thì nhóm đối tượng và người dùng được chọn sẽ nhìn thấy hồ sơ. ✓ Định dạng tệp nộp: Chọn loại tệp áp dụng cho hồ sơ, tài liệu đã tạo tại 1. Thông tin chung. ✓ Đối tượng nộp: Thêm mới nhóm quyền hoặc người dùng được phép nộp hồ sơ. 10
Page 15
✓ Đối tượng ký duyệt: Thêm mới nhóm đối tượng thực hiện ký duyệt Sổ. + Ký điện tử (Chữ ký): khi được tích chọn, người ký duyệt hồ sơ sử dụng ký điện tử để ký duyệt. Việc khai báo [Thứ tự ký] liên quan đến thứ tự người dùng ký sổ. Ví dụ mẫu sổ khai báo 2 người ký theo thứ tự 1,2 thì chỉ sau khi người ký 1 đã hoàn thiện ký thì người ký 2 mới thực hiện được thao tác ký duyệt. ✓ Đối tượng tra cứu: Thêm mới nhóm đối tượng được tra cứu hồ sơ theo cấu hình tab 1. Thông tin chung được tích vào lựa chọn [Cấu hình đối tượng tra cứu]. (Đối với hồ sơ tại tab 1. Thông tin chung được tích Cho phép người nộp chọn người ký duyệt tùy ý thì không thao tác tab này.) 2.2.2 Sửa mẫu sổ Các bước thực hiện: 12
Page 16
Bước 1: Chọn mục 1. Danh mục/1.2. Danh mục hồ sơ. Bước 2: Tại giao diện bên trái màn hình, người dùng chọn thư mục (nếu có) sau đó chọn đến mẫu sổ cần sửa thông tin. Bước 3: Cập nhật và kích nút [Ghi] để lưu lại thao tác vừa thay đổi. + Thay đổi khai báo thông tin chung mẫu sổ: mẫu sổ đang ở trạng thái chờ ký, chưa ký thời điểm trước sẽ được cập nhật theo thông tin được chỉnh sửa. + Thay đổi định dạng tệp nộp: mẫu sổ ở trạng thái chờ ký, chưa trình ký được thêm sau thời điểm sửa sẽ được cập nhật file theo thông tin sửa. + Thay đổi đối tượng nộp: mẫu sổ chưa được trình ký, chờ ký tạo từ trước vẫn giữ nguyên. + Thay đổi đối tượng ký duyệt sổ: mẫu sổ ở trạng thái chờ ký và chưa trình ký trước khi thay đổi sẽ được cập nhật lại. 13
Page 17
+ Thay đổi đối tượng chia sẻ: mẫu sổ chờ ký, chưa trình ký thời điểm trước sẽ được cập nhật theo thông tin chỉnh sửa. 2.2.3 Xóa mẫu sổ Các bước thực hiện: Bước 1: Chọn mục 1. Danh mục/1.2. Danh mục hồ sơ. Bước 2: Tại giao diện bên trái màn hình, người dùng chọn biểu tượng kèm tên trường hoặc biểu tượng tìm kiếm . Bước 3: Màn hình bên phải giao diện sẽ hiển thị thông tin thư mục, mẫu sổ, người dùng chọn sau đó chọn [Xóa]. Lưu ý: - Mẫu sổ cần xóa phải đảm bảo không có file trình ký hoặc chờ ký duyệt, đã ban hành. - Mẫu sổ đã có file trình ký, chờ ký duyệt, đã ban hành mà không sử dụng nữa nhà trường thực hiện thay đổi trạng thái mẫu sổ. 14
Page 18
3. Danh mục tuần học Mô tả: Chức năng này giúp nhà trường thực hiện khai báo và quản lý tuần học trong năm học, sử dụng trong việc cập nhật hồ sơ có tần suất nộp theo tuần học. Hệ thống hỗ trợ 2 cách khai báo tuần học: Cách 1: Khai báo tự động tuần học. Cách 2: Khai báo thủ công từng tuần học Các bước thực hiện ❖ Cách 1: Khai báo tự động các tuần học Bước 1: Kích chọn mục 1. Danh mục/1.3. Danh mục tuần học Bước 2: Kích nút [Khai báo danh sách tuần học] Bước 3: Giao diện khai báo tuần học hiển thị, giáo viên nhập các thông tin tuần học trong năm học theo học kỳ thực hiện bao gồm: từ tuần học, đến tuần học, từ ngày. Bước 4: Kích nút [Ghi] để cập nhật. 15
Page 19
❖ Cách 2: Khai báo từng tuần học. Bước 1: Tại mục 1.3. Danh mục tuần học kích nút [Thêm mới]. Bước 2: Nhập thông tin tuần học bao gồm: tên tuần học, ngày bắt đầu, ngày kết thúc. Bước 3: Tích chọn [Hiển thị] và nút [Ghi] để lưu thông tin tuần học hoặc [Ghi và thêm] để lưu thông tin tuần học sau đó mở giao diện nhập thông tin tuần học tiếp theo. Để xóa thông tin tuần học khai báo thừa: Tích chọn ô vuông trước tuần học cần xóa và kích nút [Xóa]. 16
Page 20
II.2. Báo cáo thống kê Mô tả: Hệ thống hỗ trợ báo cáo, thống kê tổng quan/chi tiết về toàn bộ mẫu sổ sách, hồ sơ, kế hoạch bài dạy… nhà trường đã cập nhật. Các báo cáo thống kê bao gồm: • Biểu đồ, thống kê tổng quan: Theo dõi số liệu chung bằng biểu đồ, chi tiết mẫu hồ sơ, trạng thái ký… • Báo cáo thống kê chi tiết: Cho phép người dùng thống kê và xuất excel chi tiết các hồ sơ đã được cập nhật trên hệ thống. 17
Showing the first 20 pages. Download the document to see it all.
Comments (0)
No comments yet. Be the first!