9. Quản lý thời gian Tháng 3/2006 Dựa theo “Quản lý thời gian” của Polly Bird, “Quản lý thời gian cá nhân dành cho những nhà quản lý bận rộn” của Gerard M.Blair và tài liệu của trường Đại học Florida Trung tâm phổ biến kiến thức - Dự án PTĐTĐH: 9. Quản lý thời gian QUẢN LÝ THỜI GIAN Tất cả mọi người trên trái đất - Bill Gates, Bill Clinton và bạn - đều có quỹ thời gian giống nhau. Theo các chuyên gia về Quản lý Thời gian, chúng ta dành 50% thời gian của mình để xử lý thông tin và 80% lượng thông tin đó không có giá trị. Do vậy, vấn đề không phải là chúng ta có bao nhiêu thời gian mà là cách chúng ta sử dụng nó. Điểm mấu chốt là làm thế nào chúng ta sử dụng thời gian một cách có hiệu quả. Trong tài liệu này, bạn sẽ học được một số lời khuyên và hướng dẫn làm thế nào để có thể quản lý thời gian hiệu quả, làm được nhiều việc hơn với lượng thời gian ít hơn và có thể dành thêm thời gian cho bản thân và gia đình. 1. Quản lý thời gian là gì? “Quản lý Thời gian là hành động kiểm soát các sự kiện và trọng tâm của Quản lý Thời gian chính là bản thân bạn.” Quản lý Thời gian không chỉ đơn thuần là vấn đề thời gian; đó là quản lý bản thân bạn trong mối liên hệ với thời gian. Điều này có nghĩa là phải thay đổi những thói quen và hoạt động làm lãng phí thời gian. Đó là việc sẵn sàng thử nghiệm các phương pháp và ý tưởng khác nhau, cho phép bạn tìm ra cách tốt nhất để sử dụng tối đa quỹ thời gian. Quản lý thời gian sẽ cải thiện 3 khía cạnh dưới đây trong công việc của bạn: Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới 1 Trung tâm phổ biến kiến thức - Dự án PTĐTĐH: 9. Quản lý thời gian • Hiệu quả – có tác động rõ ràng hoặc tác động như mong muốn • Năng suất – năng suất với thời gian lãng phí hoặc nỗ lực bỏ ra ở mức tổi thiểu • Dễ dàng – dường như không cần nỗ lực; một cách tự nhiên, dễ dàng 2. Cái gì ảnh hưởng đến Thời gian? Chúng ta đều cần thời gian cho bất kỳ việc gì. Một số sự kiện hay hoạt động phụ thuộc vào bên ngoài như hội họp, nghĩa vụ gia đình, công việc; một số hoạt động khác có thể tự kiểm soát như chuyện phiếm với đồng nghiệp, gọi điện thoại, làm việc riêng hay đơn thuần là “đi loanh quanh”. 3. Nguyên tắc 80:20 Nguyên tắc 80:20 còn được gọi là nguyên tắc Pareto, cho rằng thông thường 80% các kết quả đạt được chỉ cần đến 20% lượng thời gian đã tiêu tốn. Điều này có nghĩa là 80% thời gian tiêu tốn dùng để đạt 20% kết quả còn lại. Đây là một sự lãng phí thời gian ghê gớm?! Mặc dù tỷ lệ này không phải khi nào cũng là 80:20 nhưng trong công việc hàng ngày chúng ta uôn bắt gặp hiện tượng mất cân bằng đó. 4. Quản lý thời gian cá nhân Hậu quả của việc không quản lý tốt thời gian là bị lỡ hẹn, các cuộc họp không đạt được mục đích nào cả hoặc bị huỷ bỏ do Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới 2