Trang 1
Facebook: @ThiNganHang www.facebook.com/ThiNganHang ÔN TIN HỌC - EXCEL - THI KHO BẠC NHÀ NƢỚC PHẦN 3. BẢNG TÍNH MICROSOFT EXCEL 2007 BÀI 1 - LÀM QUEN VỚI MICROSOFT EXCEL 2007 1. Giới thiệu về MS Excel Microsoft Excel (được viết tắt là MS Excel) là một chương trình nằm trong bộ Microsoft Office của hãng Microsoft. MS Excel được dùng rất phổ biến trong công tác văn phòng, trong quản lý kinh tế,... Ngoài những chức năng thông dụng của một bảng tính điện tử, MS Excel còn cung cấp nhiều công cụ giúp người sử dụng có thể xử lý hầu hết các vấn đề về tổ chức, khai thác và quản lý dữ liệu. MS Excel được Microsoft giới thiệu lần đầu tiên vào năm 1983 cho các máy tính IBM chạy hệ điều hành DOS. Sau đó, cùng với sự phát triển của hệ điều hành, MS Excel đã trải qua các phiên bản: MS Excel for Window 3.x, MS Excel for Window 95, MS Excel for Window 98, MS Excel 2000, MS Excel XP, MS Excel 2003, MS Excel 2007, MS Excel 2010. Trong phần này tôi sẽ giới thiệu một số kiến thức cơ bản của MS Excel 2007. 2. Khởi động, thoát khỏi và giao diện chƣơng trình 2.1. Khởi động chƣơng trình Cách 1: Từ màn hình desktop của Windows kích chuột tại nút Start chọn All Programs Microsoft Office Microsoft Office Excel 2007: Hình 1.1: Minh họa khởi động chương trình Cách 2: Từ màn hình chính của Windows kích chuột vào biểu tượng MS Excel . 2.2. Thoát khỏi chƣơng trình Để thoát khỏi Microsofft Excel ta làm như sau: Chọn close ở góc trên cùng bên phải. Hoặc chọn nút OfficeExit. Chọn biểu tượng Excel trên thanh tác vụ click chuột phải chọn close, phím tắt là ALT+ F4 www.ThiNganHang.com S Á C H – T À I L I Ệ U T H I T U Y Ể N Trang 1
Trang 2
Facebook: @ThiNganHang www.facebook.com/ThiNganHang Lưu ý: Trong trường hợp thoát khỏi chương trình mà chưa ghi lại những thay đổi trong tệp đang làm việc, MS Excel sẽ đưa ra thông báo: Hình 1.2: Thông báo lưu lại thay đổi trong tệp bảng tính - Chọn Yes: lưu lại những thay đổi trong tệp hiện thời. - Chọn No: không lưu lại những thay đổi trước đó. - Chọn Cancel: huỷ thao tác đóng tệp, trở lại màn hình làm việc. 2.3. Màn hình giao tiếp của Excel 2007 Hình 1.3: Màn hình giao tiếp của MS Excel Nút lệnh office : chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tệp tin mới, mở tệp tin, lưu tệp tin,… và danh mục các tệp tin đã mở trước đó. Nút lệnh Office giống như thực đơn File của các phiên bản trước. www.ThiNganHang.com S Á C H – T À I L I Ệ U T H I T U Y Ể N Trang 2
Trang 3
Facebook: @ThiNganHang www.facebook.com/ThiNganHang Hình 1.4: Các thành phần trong nút Office Thanh các lệnh truy cập nhanh: chứa các lệnh mà ta hay sử dụng nhất. Kích chuột vào để mở danh mục các lệnh và vào các lệnh cần cho hiện lên thanh lệnh truy cập nhanh. Để thêm vào một số nút lệnh chọn More Commands… để mở cửa sổ Excel Options. Hình 1.5: Các thành phần trong Customize Quick Access Toolbar Hình 1.6: Hộp thoại Excel Options Thanh tiêu đề: Gồm menu điều khiển, tên chương trình Microsoft Excel, tên tệp đang làm việc, nút phóng to thu nhỏ và nút đóng cửa sổ. Thanh menu: Gồm danh mục các nút lệnh được chia theo nhóm lệnh hay còn gọi là Ribbon. www.ThiNganHang.com S Á C H – T À I L I Ệ U T H I T U Y Ể N Trang 3
Trang 4
Facebook: @ThiNganHang www.facebook.com/ThiNganHang Vùng làm việc: Là phần danh cho người sử dụng nhập và xử lý dữ liệu. Trong cửa sổ bảng tính có con trỏ ô để xác định vị trí ô hiện thời. Thanh công thức (formula bar): gồm 3 phần: địa chỉ của ô hiện thời, biểu tượng chèn hàm (Insert Function) và phần chứa hiển thị dữ liệu của một ô hiện thời trên bảng tính. Thanh cuốn (scroll bar): dùng dịch chuyển khung nhìn để xem các phần của bảng tính. Có thanh cuốn dọc, nằm bên phải cửa sổ ứng dụng và thanh cuốn ngang, nằm phía dưới cửa sổ ứng dụng. Thanh trạng thái (status bar): hiển thị tình trạng của cửa sổ hiện tại hoặc ý nghĩa lệnh hiện thời của MS Excel. 2.4. Giới thiệu về Ribbon Excel 2007 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon. Có các thẻ chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins... Hình 1.7: Danh mục các thẻ thông dụng trên thanh Ribbon Khi trỏ chuột vào nút lệnh nào đó trên Ribbon, bạn sẽ thấy xuất hiện thông tin về nút lệnh đó, báo cho bạn biết công dụng của nút lệnh đang muốn sử dụng. Khi muốn sử dụng nút lệnh chỉ cần kích chuột vào nút lệnh. Việc này giống như ta thực hiện lệnh trên thanh công cụ và thanh thực đơn ở các phiên bản trước Thẻ Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,… Thẻ Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: Bảng biểu, biểu đồ, đồ thị, ký hiệu, … Thẻ Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel. Thẻ Data: Thực hiện các thao tác cơ sở dữ liệu như, tổng hợp dữ liệu phân tích dữ liệu, thiết lập các điều kiện ràng buộc dữ liệu, sắp xếp… Thẻ Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính. Thẻ View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình,… Thẻ Developer: Ngăn này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này kích chuột vào nút Office Excel Options Popular Chọn Show Developer tab in the Ribbon. Thẻ Add-Ins: Ngăn này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,… www.ThiNganHang.com S Á C H – T À I L I Ệ U T H I T U Y Ể N Trang 4
Trang 5
Facebook: @ThiNganHang www.facebook.com/ThiNganHang Truy cập Ribbon bằng bàn phím: Mới nhìn qua giao diện Excel chúng ta có thể tưởng rằng phải sử dụng Ribbon bằng chuột không thể dùng tổ hợp <ALT+ký tự đại diện> vì không có các ký gạch chân như các phiên bản trước. Tuy nhiên thanh Ribbon vẫn có thể truy cập bằng bàn phím. Hình 1.8: Các ký tự đại diện của thẻ, nhóm lệnh và lệnh Khi muốn truy cập đến các thẻ trên thanh Ribbon như Home, Insert, … ta nhấn phím ALT một lần (không cần giữ phím ALT). Các ký tự đại diện cho các nhóm lệnh sẽ hiện lên, chọn phím trên bàn phím tương ứng ký tự đại diện cần truy cập. Ngoài ra, có thể dùng các phím định hướng () để di chuyển trong thanh Ribbon. Để biết ký tự đại diện cho các nút lệnh, chọn tổ hợp phím <ALT + ký tự đại diện của thẻ >. Ví dụ thẻ Page Layout (ký tự đại diện là P) <ALT+P>. Khi muốn thực hiện một lệnh nào đó trên thanh Ribbon thì ta di chuyển () đến lệnh đó và nhấn phím Enter hay dùng <ALT + Ký tự đại diện cho nút lệnh>. Khi muốn trở lại vùng làm việc trên bảng tính, chọn phím ALT một lần hoặc phím ESC. 3. Cấu trúc của một tệp dữ liệu trong Excel Trong phiên bản MS Excel 2003 một tệp bảng tính có phần mở rộng “.XLS” tuy nhiên trong phiên bản MS Excel 2007 phần mở rộng là “.XLSX”. Tệp bảng tính còn được gọi tên là sổ tay (Workbook). Trong một Workbook có rất nhiều bảng tính (sheet), trong từng bảng tính lại gồm nhiều hàng và nhiều cột. Mỗi hàng hay cột lại gồm nhiều ô. Phần dưới đây chúng ta sẽ xem xét từng thành phần của một tệp dữ liệu. 3.1. Bảng tính (sheet) Bảng tính là thành phần chính của một tệp, bao gồm nhiều ô (cell) được hình thành bởi các hàng (Row) và các cột (Column). Một bảng tính Excel 2007 gồm 16 384 cột và 1 048 576 hàng (so với phiên bản Excel 2003 là 256 cột và 65 536 dòng). www.ThiNganHang.com S Á C H – T À I L I Ệ U T H I T U Y Ể N Trang 5
Trang 6
Facebook: @ThiNganHang www.facebook.com/ThiNganHang Trong một tệp, mỗi bảng tính được đặt một tên mặc định là Sheet N (trong đó N là một số tự nhiên khác không dùng để chỉ thứ tự của bảng tính). Trong quá trình sử dụng, người dùng thường đặt lại tên của bảng tính cho có ý nghĩa với nội dung của bảng tính. 3.2. Dòng (row) Dòng là tập hợp của các ô trong bảng tính theo chiều ngang. Mỗi dòng được gán tên theo số thứ tự là 1, 2, 3.... 3.3. Cột (column) Cột là tập hợp của các ô trong bảng tính theo chiều dọc. Mỗi cột được gán tên mặc định ký hiệu theo thứ tự chữ cái A, B, C... Tuy nhiên, trong MS Excel còn cho phép người sử dụng gán tên cho cột theo số thứ tự 1, 2, 3,.... Để đặt tên cột theo cách này kích chuột vào nút Office Excel Options Formulas trong mục Working with Formulas đánh dấu vào ô R1C1 reference style. 3.4. Ô (cell) Ô là giao điểm của một cột và một dòng. Một ô được xác định bởi địa chỉ của ô. Tuỳ theo cách chọn tên cột mà địa chỉ ô được xác định khác nhau. Trong tài liệu này chỉ giới thiệu về các xác định địa chỉ của ô theo cách dùng tên cột là các chữ cái. Khi đó, địa chỉ của một ô được xác định bởi: <tên cột><tên hàng> (tên cột trước sau đó là tên hàng). Ví dụ: Ô A2 là giao của cột A và dòng 2. Địa chỉ của ô được chia ra làm 3 loại: Nếu địa chỉ của ô được xác định bởi <tên cột><tên dòng> thì gọi là địa chỉ tương đối. Nếu địa chỉ của ô được xác định bởi <$tên cột><$tên dòng> thì gọi là địa chỉ tuyệt đối. Nếu địa chỉ của ô được xác định bởi <$tên cột><tên dòng> hoặc được xác định bởi <tên cột><$tên dòng> thì gọi là địa chỉ hỗn hợp. Đặc điểm cơ bản của các loại địa chỉ này là vị trí nào có kí hiệu $ đứng trước sẽ không thay đổi mỗi khi sao chép công thức đến vị trí mới. Ngược lại vị trí nào không có kí hiệu $ đứng trước sẽ thay đổi mỗi khi sao chép công thức đến vị trí mới. Cách viết địa chỉ ô khi tham chiếu trên các bảng tính khác nhau: Tham chiếu đến địa chỉ ở worksheet khác nhưng cùng workbook thì có dạng Tên_sheet!Địa_chỉ_ô. Ví dụ: =A2*Sheet2!A2 =A2*‟Thong so‟!B4 Khi tên sheet có chứa khoảng trắng thì để trong cặp nháy đơn „ ‟. Khi tham chiếu đến ô ở trên các bảng tính khác nhau của cùng một tệp hay trên các bảng tính của các tệp dữ liệu khác nhau, người sử dụng phải đưa thêm phần xác định tên của tệp dữ liệu và tên của bảng tính vào trước phần địa chỉ ô. Cụ thể cách viết như sau: www.ThiNganHang.com S Á C H – T À I L I Ệ U T H I T U Y Ể N Trang 6
Trang 7
Facebook: @ThiNganHang www.facebook.com/ThiNganHang [Tên tệp dữ liệu]Tên bảng tính!Địa chỉ của ô Ví dụ: Giả sử con trỏ ô đang ở Sheet 1 của tệp dữ liệu Book1. Để tham chiếu đến ô A1 của Sheet1 trong tệp dữ liệu Book2 ta dùng: [Book2]Sheet1!A1 3.5. Vùng (range) Vùng là một tập hợp của các ô có thể liên tục hoặc không liên tục. Có thể xem một ô cũng là một vùng. Vùng được xác định thông qua địa chỉ của các ô trong vùng hoặc thông qua tên gọi. Cách xác định vùng thông qua địa chỉ của các ô: Với các vùng gồm các ô liên tục thì địa chỉ của vùng xác định bởi ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải, giữa hai phần địa chỉ ô ngăn cách bởi dấu hai chấm (:). Ví dụ: ta có một vùng gồm các ô từ ô B1 đến ô E5, khi đó địa chỉ của vùng này sẽ được viết là B1:E5 nếu dùng địa chỉ tương đối. Với các vùng gồm các ô không liên tục thì phải liệt kê đầy đủ địa chỉ của từng thành phần trong địa chỉ của vùng, giữa các thành phần không liên tục thì dùng dấu phảy (,). Ví dụ: ta có một vùng gồm các ô từ ô B1 đến ô B5, ô C2 và các ô từ ô D1 đến ô D5 khi đó địa chỉ của vùng này sẽ được viết là B1:B5,C2,D1:D5 nếu dùng địa chỉ tương đối. Đặc biệt địa chỉ của một cột được xác định là <tên cột>:<tên cột> và địa chỉ của một dòng được xác định là <tên dòng>:<tên dòng>. Ví dụ cột A được xác định là A:A, dòng 4 được xác định là 4:4. Cách xác định vùng thông qua tên gọi: Ngoài cách xác định vùng thông qua địa chỉ của các ô MS Excel còn cho phép xác định vùng thông qua tên gọi. Việc đặt tên cho vùng dữ liệu giúp người sử dụng dễ nhớ và dễ sử dụng hơn trong quá trình làm việc. Đặt tên giúp việc tham chiếu tính toán ít sai sót hơn và di chuyển hay chọn các vùng đã đặt tên một cách nhanh chóng từ Name box ( hoặc dùng Go to F5). Để đặt tên cho vùng ta làm như sau: Chọn thẻ Formulas chọn nhóm Defined names Define name xuất hiện hộp thoại New Name: Hình 1.9: Hộp thoại New Name Name: nhập vào tên vùng có thể dài không quá 255 kí tự, không chứa kí tự trống và một số kí tự đặc biệt như *, /,...) Scope: chọn phạm vi áp dụng của vùng có thể là Workbook hay sheet 1, sheet2,… www.ThiNganHang.com S Á C H – T À I L I Ệ U T H I T U Y Ể N Trang 7
Hiển thị 7 trang đầu. Tải tài liệu để xem đầy đủ.
Bình luận (0)
Chưa có bình luận nào. Hãy là người đầu tiên!