Facebook: @ www.facebook.com/ S Á C H – T À I L I Ệ U T H I T U Y Ể N Trang 1 A. XUẤT KHẨU I. ĐỐI VỚI HÀNG XUẤT KHẨU PHẢI LƯU KHO, BÃI CỦA CẢNG: Việc giao nhận hàng gồm 2 bước lớn: chủ hàng ngoại thương (hoặc người cung cấp cho nước) giao hàng xuất khẩu cho cảng, sau đó tiến hành giao hàng cho tàu. 1. Giao hàng xuất khẩu cho cảng: - Giao danh mục hàng hoá XK (Cargo List) và đăng ký với phòng điều độ để bố trí kho bãi và lên phương án xếp dỡ. - Chủ hàng liên hệ với phòng thương vụ để ký hợp đồng lưu kho, bốc xếp hàng hoá với cảng. - Lấy lệnh nhập kho và báo với hải quan và kho hàng. - Giao hàng vào kho, bãi cảng. 2. Giao hàng xuất khẩu cho tàu: - Chuẩn bị trước khi giao hàng cho tàu: + Kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu cần), làm thủ tục hải quan. + báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến (ETA), chấp nhận thông báo sẳn sàng. + Giao cho cảng danh mục hàng hoá xuất khẩu để bố trí phương tiện xếp dỡ. Trên cơ sở cargo List này, thuyền phó phụ trách hàng hoá sẽ lên sơ đồ xếp hàng (Cargo plan). + Ký hợp đồng xếp dỡ với cảng. - Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu: + Trước khi xếp phải vận chuyển hàng từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe, công nhân và người áp tải (nếu cần). + Tiến hành giao hàng cho tàu. Việc xếp hàng lên tàu do công nhân cảng làm. Hàng sẽ được giao lên tàu dưới sự giám sát của đại diện của hải quan. trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm cảng phải ghi số lượng hàng giao vào final Report. Phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi vào Tally Sheet. + Khi giao nhận một lô hoặc toàn tàu, cảng phả lấy biên lai thuyền phó (Mate’s Rêcipt) để lập vận đơn. sau khi xếp hàng lên tàu, căn cứ vào số lượng hàng đã ghi trong Tally Sheet, cảng sẽ lập bảng tổng kết xếp hàng lên tàu (General Loading Report) và cùng ký xác nhận với tàu. Đây cũng là cơ sở để lập B/L. Facebook: @ www.facebook.com/ S Á C H – T À I L I Ệ U T H I T U Y Ể N Trang 2 - Lập bộ chứng từ thanh toán. + Căn cứ vào hựp đồng mua bán và L/C, cán bộ giao nhận phải lập hoặc lấy các chứng từ cần thiết để tập hợp thành bộ chứng từ thanh toán, xuất trình cho ngân hàng để thanh toán tiền hàng. Bộ chứng từ thanh toán theo L/C thường gồm: B/L, hối phiếu, hoá đơn thương mại, giấy chứng nhận phẩm chất, giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận trọng lượng, khối lượng, ... + Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hoá nếu cần. + Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho. + Tính toán thưởng phạt xếp dỡ (nếu có). II. ĐỐI VỚI HÀNG HOÁ KHÔNG LƯU KHO, BÃI TẠI CẢNG: Đây là các hàng hoá xuất khẩu do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các kho riêng của mình để giao trực tiếp cho tàu. Các bước giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng qua cảng. Sau khi đã đăng ký với cảng và ký hợp đồng xếp dỡ, hàng cũng sẽ được giao nhận trên cơ sở tay ba (cảng, tàu và chủ hàng). Số lượng hàng hoá sẽ được giao nhận, kiểm đếm và ghi vào Tally Sheet có chữ ký xác nhận của ba bên. III. ĐỐI VỚI HÀNG HOÁ ĐÓNG TRONG CONTAINER: 1. Nếu gửi hàng nguyên (FCL/FCL): - Chủ hàng hoặc người dược chủ hàng uỷ thác điền vào Booking Note và đưa cho đại diện hãng tàu hoặc đại lý tàu biển để xin ký cùng với danh mục hàng xuất khẩu. - Sau khi ký Booking Note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng mượn và giao Packing List và Seal; - Chủ hàng lấy container rỗng về địa chỉ đóng hàng của mình - Chủ hàng mời đại diện hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu có) đến kiểm tra và giám sát việc đóng container. sau khi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong kẹp chì container. Chủ hàng điều chỉnh lại Packing List và Cargo List, nếu cần; - Chủ hàng vận chuyển và giao container cho tàu tại CY quy định hoặc hải quan cảng, trước khi hết thời gian quy định (closing time) của từng chuyến tàu (thường là 8 tiếng trước khi tiếng hành xếp hàng) và lấy Mate’s Receipt;