T h ể hiện tác phong chuyên nghiệp qua email Hầu hêt các nhân viên trong công sở ngày nay đều thừa nhận một điêu rằng, chỉ cần mạng Internet trục trặc trong vòng một vài giờ đồng hò, họ cảm thấy thiêu vắng như...mât chân mât tay vậy. Bởi một khôi lượng lớn công việc hàng ngày được giải quyêt qua email, s ử dụng email trong công việc âã rất phổ biến, nhưng làm thê nào đ ể chứng tỏ tác phong chuyên nghiệp qua email thì không phải ai cũng biêt. ... Đáng tiếc là một bộ phận không nhỏ các nhân viên ngày nay không chú trọng đến hình thức, nội dung các emails mà họ gửi đi hàng ngày, bên cạnh đó họ chưa khai thác hết tính năng của các chương trình kiểm tra email nhằm phục vụ cho công việc của mình. Những emails xấu về hình thức (viết sai chính tả, font chữ rườm rà), nội dung không đi thẳng vấn đề... có thể khiến đối tác, khách hàng đánh giá thấp tác phong làm việc của nhân viên. Bởi vậy bạn cần chú một sô nguyên tắc cơ bản trong việc sử dụng thư điện tử trong công việc hàng ngày. 1. Việc sử dụng email trong công việc hàng ngày cán tuân thủ Pháp luật và các nguyên tắc của mỗi công ty đề ra. Phát tán tài liệu khiêu dâm; khủng bố, tấn công người khác qua email; chống phá chính quyền; tiết lộ bí mật công ty...đó là những lỗi “chết người” trong việc sử dụng email. 2. Soạn thảo email công việc càng ngắn càng tốt, tập trung vào những vấn đề mấu chốt. Hãy bám theo tiêu đề các công việc bạn cắn giải quyết trong email, tránh “lái” sang các vấn đề khác, ngoại trừ việc giải thích, nêu lí do sự việc. Đó chính là điểm khác nhau giữa email công việc và email mang mục đích cá nhân. 3. Tiêu đề email phải bao quát được nội dung bạn cắn giải quyết, vớ i những người cần giải quyết một khối lượng lớn công việc qua email, thì tiêu đề giúp họ dễ dàng nhận biết, quản lí thư điện tử. Bạn cẳn tránh việc gửi email mà không đặt tiêu đề. Bên cạnh đó, hạn chê việc lạm dụng sử dụng các từ QUAN TRỌNG hoặc KHAN CAP trong tiêu đề email, hãy để dành việc sử dụng nó cho những công việc cực kì đặc biệt. 4. về lỗi chính tả và hình thức email, bạn cần chú trọng vấn đề này bởi nó thể hiện sự chuyên nghiệp và khoa học của nhân viên. Cách tốt nhất để kiểm tra lỗi chính tả là bạn bật chê độ tự động kiểm tra của máy tính, hoặc tự kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi thư. Một bức email nhiều lỗi chính tẳ thê hiện sự thiêu tôn trọng đôi tác và khách hàng. Email nên sử dụng câu ngắn, giữa các đoạn cắn cách dòng để bức thư được rõ ràng cho người đọc. 5. Sử dụng file đính kèm đã được ghi chú một cách khoa học. Tên file đính kèm phải rõ ràng, đặt theo trình tự thời gian hoặc nội dung công việc. Ngoài ra bạn cắn kiểm tra kẻo gửi nhầm file chưa hoàn thiện cho đôi tác và khách hàng, điều này cho thấy bạn làm việc không cẩn thận chút nào! vớ i các file được đặt tên tiếng Việt, bạn nên sử dựng chữ Việt không có dấu để tránh trục trặc khi người nhận mở file. 6. Có ba thói quen khiến ngưòi nhận email rất bực mình, đó là viết hoa toàn bộ nội dung, font chữ to nhỏ không đều, chữ in đậm, in nghiêng và màu sắc được sử dụng bừa bãi. Việc viết hoa chỉ nên áp dụng đúng nguyên tắc của nó, nếu bạn viết hoa toàn câu thì một sô đối tác nước ngoài sẽ hiểu rằng bạn đang..la hét họ. Tương tự, màu sắc, kiểu chữ nghiêng hay đậm cắn thống nhất, giữ cho hình thức b ứ c thư lịch SƯ, thanh nhã. 7. Bạn nghĩ sao vé việc viết tắt? Hăy xem email công việc như một...bài luận vậy. Mỗi lỗi viết tắt, bạn đã bị khách hàng và đôi tác...trừ 0.5 điểm trong tác phong và thái độ làm việc rồi đấy. Bởi vậy, những từ thông dụng như “ASAP” (càng sớm càng tốt), BTW (nhân tiện)...bạn chỉ nên sử dụng trong email cá nhân thôi nhé! 8. Trong các email giao dịch cắn sử dụng chữ kí cá nhân mình bao gồm tên, chức danh, địa chỉ và phone. Người nhận sẽ biết rõ bạn là ai, ở đâu, chịu trách nhiệm cho công việc nào. Đặc biệt là với những khách hàng lần đầu làm việc với công ty bạn. 9. Hãy trả lời email càng sớm càng tốt. Tại các công ty lớn, vị CEO cao nhất cũng phải giữ cho mình thói quen trả lời email sớm bởi nó thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau v