TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƢ VIỆN - VĂN PHÒNG Giáo trình: QUẢN RỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Phần: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG (Lƣu hành nội bộ) Thành phố Hồ Chí Minh, 2014 Chƣơng 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Văn phòng – là một đơn vị trong một cơ quan, tổ chức. Trong một thời gian dài, văn phòng thường được coi là nơi thuần túy chỉ thực hiện những công việc giấy tờ, giải quyết những công việc hành chính đơn giản, có tính chất phục vụ và những người làm việc tại văn phòng chỉ được coi là “bưng, bê, kê, dọn” thì ngày nay, trong kỷ nguyên thông tin và những yêu cầu mới của quá trình hội nhập thì văn phòng đã trở lại vị thế mà nó vốn có: là trung tâm điều hành của tổ chức, là bộ mặt của tổ chức. Nếu như văn phòng trước đây chỉ là nơi giải quyết những công việc hành chính sự vụ, hay chỉ là nơi tiếp nhận những người mà một lý do nào đó không thể làm được ở những đơn vị khá thì hiện nay văn phòng là bộ phận có vị trí quan trọng, không thể thiếu của cơ quan, doanh nghiệp. Đó là: văn phòng trung tâm xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp; là bộ phận tham mưu đặc biệt của lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành tổ chức. Chính vì thế quản trị hành chính văn phòng được coi là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất để đảm bảo cho vị trí này. 1.1. Văn phòng của các cơ quan, tổ chức 1.1.1 Khái niệm Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN tại Việt Nam, có rất nhiều tổ chức đang hoạt động như các cơ quan quyền lực nhà nước; các cơ quan hành chính nhà nước; các cơ quan tư pháp; tổ chức chính trị - xã hội; các đơn vị sự nghiệp; cơ quan, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang; các tổ chức phi chính phủ; các doanh nghiệp… Trong cơ cấu của các cơ quan, tổ chức đó thì “văn phòng” là một bộ phận không thể thiếu, thậm chí đối với các doanh nghiệp thì văn phòng (trụ sở chính) được pháp luật quy định như là một bộ phận bắt buộc khi tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh (khoản 1 điều 35 của Luật Doanh nghiệp). Tuy nhiên, hiểu thế nào là “văn phòng” thì có nhiều cách hiểu khác nhau do cách nhìn khác nhau của các tác giả. Đã có nhiều tài liệu, báo cáo khoa học, giáo trình đang lưu hành hầu hết đều cố gắng đưa ra các cách hiểu về vấn đề này nhưng thực tế chưa có một quan điểm nào được thống nhất tuyệt đối. Có quan niệm cho rằng văn phòng là “Văn phòng là một bộ máy điều hành của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi 1.0. Khái quát 1.1. Văn phòng 1.2. Văn phòng của các cơ quan, tổ chức 1.3. Hành chính 1.4. Quản trị 1.5. Quản trị hành chính văn phòng 1.6. Các biện pháp cơ bản của quản trị hành chính văn phòng 1.7. Tóm tắt nội dung chương 1.8. Chỉ dẫn tài liệu đọc thêm 1.9. Thực hành chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện hoạt động vật chất cần thiết cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức”. Ở quan niệm này có thể hiểu văn phòng là một bộ phận đa nhiệm vụ với nghiệp vụ rất rộng, từ việc thực hiện các công việc điều hành như ra quyết định, tổ chức thi hành quyết định, vấn đề tổ chức nhân sự…. cho tới việc đảm bảo mọi điều kiện về cơ sở vật chất như mua sắm, bảo dưỡng, thiết kế, xây dựng…. đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, tổ chức được thông suốt. Trên thực tế văn phòng như quan niệm này đề cập có thường có tên gọi là “văn phòng” hoặc phòng “Hành chính – Quản trị”, hoặc phòng “Hành chính – Tổ chức – Quản trị” hay phòng “Hành chính – Tổng hợp”. Bên cạnh đó cũng có quan niệm cho rằng văn phòng chỉ là một bộ phận thuộc khối hành chính văn phòng và chuyên thực hiện các thủ tục hành chính như tiếp nhận và xử lý văn bản, giấy tờ; quản lý hồ sơ, tài liệu, cho một cơ quan, một tổ chức. Ở quan niệm này thì văn phòng được gọi là bộ phận “Văn thư” hoặc bộ phận “Văn thư – Lưu trữ” hay bộ phận “Văn thư – Lễ tân”. Ngoài ra, trên thực tế xã hội Việt Nam thì văn phòng còn có tên gọi như văn phòng Quốc hội, văn phòng Chính phủ, văn phòng Ủy ban nhân dân… trong trường hợp này thì văn phòng không còn được hiểu là một đơn vị, bộ phận của một cơ