http://ieit.edu.vn 1 Hướng dẫn xây dựng KPI I. Thông tin chung Văn bản này qui định và hướng dẫn cách thức chung để xây dựng hệ thống BSC&KPI tại tất cả các đơn vị của Tổng công ty/Công ty. II. Sơ đồ các bước thực hiện Qui trình này gồm 6 công việc chính: 1. Phân bổ mục tiêu của Công ty đến nhóm/cá nhân, xây dựng KPI mục tiêu 2. Ghi chép nhật ký công việc (hoặc rà soát lại bản mô tả công việc đang có), hình thành nền KPI cơ bản 3. So sánh KPI mục tiêu và KPI cơ bản hình thành nên KPI tổng hợp, theo nguyên tắc ưu tiên KPI mục tiêu và lựa chọn KPI cơ bản 4. Hoàn thiện bản Mô tả công việc cho từng cá nhân, trong đó bổ sung thêm phần chỉ tiêu KPI 5. Xây dựng hệ thống đánh giá KPI để trả lương theo các nguyên tắc: - Lương mềm = lương theo KPI (x) + lương theo năng lực đóng góp (y) Mục tiêu 2014 của Công ty Mục tiêu đơn vị thành viên Mục tiêu phòng/ban/bộ phận Mục tiêu nhóm/cá nhân 2014 Nhật ký công việc KPI mục tiêu cho cá nhân 2014 Tổng hợp các công việc cơ bản theo vị trí làm việc Xây dựng KPI cơ bản theo vị trí làm việc KPI cơ bản theo vị trí làm việc 2014 KPI tổng hợp cho vị trí làm việc 2014 Mô tả công việc theo vị trí làm việc Lên chương trình đào tạo, phát Đánh giá công việc, trả lương triển nhân lực 1 2 3 4 6 5 http://ieit.edu.vn 2 - Tỷ lệ x, y phụ thuộc vào vị trí làm việc của từng người, với y tối đa không quá 50%; tỷ trọng cụ thể do lãnh đạo đơn vị đề xuất, sau đó Ban Giám đốc Công ty sẽ phê duyệt để sử dụng thống nhất. - Phần lương theo KPI (x) được chia làm 03 phần: x1 – lương theo KPI; x2 – lương theo kế hoạch hành động để thực hiện KPI; x3 – quá trình phối hợp với các bộ phận/cá nhân để thực hiện KPI. Tỷ trọng các phần x1, x2, x3 do lãnh đạo đơn vị đề xuất, sau đó Ban Giám đốc Công ty sẽ phê duyệt để sử dụng thống nhất. - Phần lương theo năng lực đóng góp (y) được đánh giá theo 03 nhóm tiêu chí: Kiến thức, kỹ năng, thái độ hành vi của cá nhân đó tại thời điểm đánh giá. Đánh giá thực hiện theo 02 hoặc 03 cấp: Tự đánh giá và cấp trên trực tiếp đánh giá và ban giám đốc. Chi tiết sẽ được hướng dẫn trong qui trình thực hiện. III. Qui trình thực hiện STT Công việc Cách thực hiện Mẫu Lưu ý 1 Phân bổ mục tiêu công ty tới nhóm và cá nhân - Nhận mục tiêu từ cấp trên trực tiếp; - Trả lời câu hỏi: làm gì để đạt mục tiêu này (dựa vào chức năng nhiệm vụ được phân công); - Thảo luận nhóm để chọn lại những công việc chủ chốt nhất cần thực hiện để đạt mục tiêu; - Có công việc sẽ có kết quả/hiệu quả, chỉ số để đo lường kết quả này chính là KPI mục tiêu. - Mục tiêu này lại tiếp tục được chuyển xuống dưới, đến khi nào cảm thấy không cần thiết chia nhỏ nữa thì dừng lại. Mẫu 01 Không phải mục tiêu của cấp trên nào cũng cần triển khai cho đến tận cá nhân, mà cần áp dụng linh hoạt để có tác dụng. 2 Xây dựng KPI cơ bản - Từ ghi chép nhật ký công việc, hoặc mô tả công việc hiện có, rà soát lại các hoạt động cơ bản của từng vị trí làm việc; - Sau đó dựa vào kết quả/hiệu quả công việc hình thành các KPI cơ bản; - Rà soát lựa chọn các công việc chính để đưa vào KPI cơ bản, tránh tình trạng vụn vặt. Mẫu 02 Chỉ lựa chọn những công việc rất cần thiết để đưa vào KPI cơ bản 3 So sánh KPI cơ bản và KPI mục tiêu để hình thành KPI tổng hợp - So sánh 02 bảng KPI mục tiêu và cơ bản: + Ưu tiên KPI mục tiêu (lấy toàn bộ KPI mục tiêu và KPI cơ bản); + Nếu KPI cơ bản không trùng với KPI mục tiêu thì rà soát nghiêm túc để đưa vào KPI tổng hợp Mẫu 03 4 Cập nhật mới bản Mô tả công việc - Bản mô tả công việc mới, ngoài những phần truyền thống cập nhật thêm phần các chỉ tiêu KPI và năng lực đóng góp, bao Mẫu 04 Hình thành KPI trước, còn tỷ trọng đánh giá sẽ http://ieit.edu.vn 3 gồm: + KPI tổng hợp (bước 03); + KPI bổ sung (nhiệm vụ bổ sung được giao thêm trong năm – nếu có); + Chỉ số đánh giá việc thực hiện Kế hoạch triển khai KPI (theo tuần hoặc tháng); + Chỉ số đánh giá sự phối hợp với các cá nhân/bộ phận; + Chỉ số hoặc tiêu chí đánh giá năng lực đóng góp. được điều chỉnh bổ sung vào sau khi làm xong hệ thống lương thưởng (bước 5) 5 Hình thành hệ thống lương thư