Phần I MỞ ĐẦU I. BỐI CẢNH CỦA ĐỀ TÀI Qua các năm thực hiện và kiểm tra thực tế cho thấy việc thực hiện thiết lập hồ sơ quản lý hoạt động của giáo viên ở Khoa chưa đạt yêu cầu. Một số Khoa và một bộ phận không nhỏ cán bộ, viên chức chưa hiểu đúng hoặc chưa quan tâm đúng mức đến công tác lập hồ sơ công việc, xem đây là nhiệm vụ của người làm công tác văn thư-lưu trữ tại Khoa, vì vậy việc lập hồ sơ công việc chưa thực sự trở thành thói quen khi thực hiện nhiệm vụ của mỗi cán bộ, công nhân viên chức. Hiện nay, công tác quản lý quá trình hoạt động dạy và học của giáo viên ở các Khoa vẫn chưa được quan tâm đúng mức, chất lượng quản lý, thống kê, báo cáo quá trình hoạt động, giảng dạy của giáo viên chưa đáp ứng yêu cầu về minh chứng cho thẩm định chất lượng hoặc chuẩn hóa ISO về các mặt như: đánh giá xếp loại chuyên môn, thanh tra toàn diện GV, đánh giá xếp loại viên chức, xếp loại thi đua hàng năm, chuẩn kiến thức của GV,… Nguyên nhân chủ yếu của tình trạng trên đầu tiên phải kể đến đó là khó khăn về phía nhân viên làm công tác văn thư vẫn còn khá “yếu”. Các quy định về trách nhiệm trong lập hồ sơ công việc, lưu trữ, báo cáo hiện hành của Khoa chưa được cụ thể hoá trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư, lưu trữ của mỗi Khoa. Mặt khác, công tác lãnh đạo, chỉ đạo triển khai thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ tại các Khoa chưa đồng bộ; trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của một bộ phận nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa theo kịp yêu cầu công việc đề ra. Cán bộ, viên chức làm việc liên quan đến công văn, giấy tờ chưa được bồi dưỡng kiến thức về lập hồ sơ công việc, phong cách làm việc thiếu khoa học, nhận thức chưa đầy đủ về trách nhiệm lập hồ sơ công việc. II. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Trên cơ sở cập nhật, lưu trữ đánh giá, xếp loại hoạt động chuyên môn, thanh tra toàn diện, xếp loại thi đua, xếp loại viên chức của từng GV hàng năm, tôi đã ứng dụng Mail Merge truy xuất dữ liệu của từng GV. Từ đó, có cơ sở theo dõi hoạt động chuyên môn của GV, để có hồ sơ minh chứng, phục vụ cho kiểm định chất lượng dạy nghề của Khoa. Bản thân được phân công là trưởng khoa Đại cương, với nhiệm vụ theo dõi hoạt động giảng dạy của GV. Qua nhiều năm, trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn, chúng tôi muốn hệ thống hoá lại quá trình hoạt động của GV, nâng cao công tác quản lý ở Khoa nên đã nghiên cứu đề tài “Truy xuất dữ liệu hồ sơ quản lý hoạt động giáo viên bằng công cụ Mail Merge trong Microsoft Word, nhằm nâng cao công tác quản lý của Khoa thuộc trường Cao đẳng nghề An Giang”. III. PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG ĐỀ TÀI - Phạm vi nghiên cứu đề tài là truy xuất dữ liệu hồ sơ hoạt động của giáo viên bằng Mail merge trong Microsoft Word. - Đối tượng của đề tài là hồ sơ hoạt động cá nhân của giáo viên trong khoa. 1 IV. MỤC ĐÍCH ĐỀ TÀI. Truy xuất dữ liệu bằng công cụ Mail merge với mục đích là: - Quản lý hồ sơ hoạt động của giáo viên là cơ sở, tiền đề giúp lãnh đạo Khoa và nhân viên văn phòng phụ trách công tác văn thư, lưu trữ làm tốt các khâu như xác định giá trị tài liệu, phân loại, tổng hợp, thống kê tài liệu…làm cơ sở cho sự phát triển các mặt hoạt động của Khoa. - Phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản tài liệu, hồ sơ trong hoạt động của Khoa. - Nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý hồ sơ giáo viên. Nâng cao nhận thức, trách nhiệm về quản lý khai thác hồ sơ của Khoa. - Đẩy mạnh việc ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ; qua đó nắm bắt được một cách đầy đủ, chính xác và nhanh nhất về lý lịch, chất lượng hoạt động của giáo viên; cung cấp những thông tin làm căn cứ để các cấp quản lý theo dõi và có kế hoạch thực hiện đối với hoạt động của từng giáo viên. - Giữ gìn được các dữ liệu, hoặc không bỏ sót những tài liệu có liên quan đến hoạt động quản lý, chuyên môn, góp phần phục vụ cho việc nghiên cứu trước mắt và lâu dài của Khoa mình. - Phân loại, sắp xếp, văn bản, tài liệu đã lựa chọn, những văn bản, tài liệu có giá trị để chuẩn bị cho công tác kiểm định chất lượng, chuẩn hóa ISO của Khoa, cơ quan. V. ĐIỂM MỚI TRONG KẾT QUẢ Đ