Facebook: @ www.facebook.com/ S Á C H – T À I L I Ệ U T H I T U Y Ể N Trang 1 Các quy tắc nghiệp vụ cho Lễ tân Ngoại giao Nhà nước (Dành cho thi tuyển Lễ Tân/Tiếp tân Văn phòng Chính phủ - CQNN Bộ/Ban/Ngành) 1. Khái niệm về lễ tân ngoại giao Lễ tân ngoại giao là tổng hợp các quy định và tập quán về phép xử sự quốc tế dựa trên cơ sở tôn trọng tất cả những gì là biểu trưng và đại diện cho quốc gia, được các quốc gia thừa nhận và tôn trọng. Trong quan hệ quốc tế, đường lối chính sách đối ngoại là nhân tố quyết định. Lễ tân ngoại giao là một bộ phận cấu thành của hoạt động ngoại giao, nói một cách khác, hễ có hoạt động ngoại giao là đương nhiên có lễ tân ngoại giao. 2. Vai trò của lễ tân ngoại giao - Là bộ phận cấu thành của ngoại giao, lễ tân ngoại giao là công cụ chính quan trọng của hoạt động đối ngoại nói chung và ngoại giao nói riêng. Tất cả những ai tham gia hoạt động đối ngoại, từ vị lãnh đạo cấp cao ở trung ương đến các công chức ở địa phương đều phải thông qua và thực hiện một số biện pháp lễ tân. Các biện pháp lễ tân được vận dụng ra sao, ở cấp độ nào tuỳ thuộc vào trạng thái quan hệ giữa các bên hữu quan. - Là một mảng trong bức tranh toàn cảnh về văn hoá của một dân tộc, lễ tân ngoại giao giới thiệu và chuyển tải những đặc trưng văn hoá của dân tộc với thế giới. Facebook: @ www.facebook.com/ S Á C H – T À I L I Ệ U T H I T U Y Ể N Trang 2 - Là phương tiện thực hiện và cụ thể hoá những nguyên tắc cơ bản của luật pháp quốc tế sau đây: + Nguyên tắc tôn trọng lẫn nhau; + Nguyên tắc bình đẳng, không phân biệt đối xử; + Nguyên tắc có đi có lại; + Nguyên tắc kết hợp luật pháp quốc tế với qui định quốc gia và truyền thống dân tộc. Bốn nguyên tắc nêu trên phải được quán triệt từ khi chọn lựa quyết định đến khi triển khai các biện pháp lễ tân sao cho chủ quyền của các quốc gia tham dự được tôn trọng, để mỗi quốc gia hay người đại diện của quốc gia đó được đối xử bình đẳng và không bị phân biệt đối xử trong mọi hoạt động quốc tế. 3. Đón tiếp khách nước ngoài 3.1 Thái độ đón tiếp: Để cho việc đón tiếp đạt kết quả tốt, tức là đạt mục đích yêu cầu đón tiếp của ta, đáp ứng yêu cầu của khách, công tác lễ tân cần được tiến hành thật chu đáo, đúng luật pháp và tập quán quốc tế, phù hợp với từng loại đối tượng theo phương châm chung: hữu nghị, trọng thị, chu đáo, an toàn. 3.2. Công việc chuẩn bị: Thông thường quy trình đón tiếp bao gồm các bước sau: 3.2.1. Nắm thông tin chính xác về đoàn khách: để có được thông tin đầy đủ và chính xác về các mặt như: tính chất đoàn, mục đích chuyến thăm, cấp bậc trưởng đoàn, thành phần đoàn, thời gian và địa điểm đến, những điều cần chú ý trong giao tiếp ứng xử… 3.2.2. Lập đề án/kế hoạch cho từng hoạt động a. Xác định mục đích, yêu cầu đón tiếp, mức độ và thành phần đón tiếp như: ai đón tại nơi khách đến (sân bay, sân ga, bến cảng, địa giới)… (thông thường, cơ quan đón cử lãnh đạo thấp hơn một hoặc hai cấp so với trưởng đoàn phía bạn đón); ai đón tiếp tại trụ sở làm việc/khách sạn (thông thường lãnh đạo ngang cấp với trưởng đoàn bạn). b. Xây dựng kế hoạch đón tiếp càng cụ thể càng tốt + Chuẩn bị vật chất: ăn ở, đi lại, hội đàm, tham quan, giải trí, chiêu đãi, tặng phẩm… Facebook: @ www.facebook.com/ S Á C H – T À I L I Ệ U T H I T U Y Ể N Trang 3 + Kế hoạch đón tiếp tại sân bay, tại địa giới, sân ga, bến cảng… (có tặng hoa không? Khi nào, ở đâu, tặng ai, ai tặng, chuẩn bị bao nhiêu xe ô tô, xếp khách ngồi xe thứ mấy, ngồi với ai, có phiên dịch trong xe không?); + Dự kiến chương trình hoạt động; + Liên hệ các cơ quan chức năng (sân bay, công an, báo chí, y tế) để phối hợp kế hoạch về lễ tân; + Phân công thực hiện và kiểm tra đôn đốc; 3.2.3. Một số lưu ý Khi chủ nhà đón tại nhà khách/khách sạn: sau khi bắt tay chào hỏi, tặng hoa xong thì mời khách vào phòng khách ít phút. Tại phòng khách, chủ nhà chủ động thăm hỏi sức khỏe, chúc mừng chuyến thăm, giới thiệu những người có mặt, thông báo sơ bộ chương trình chuyến thăm rồi mời khách về phòng nghỉ. Tâm lý chung của khách là muốn được nghỉ ngơi, thay trang phụ