Facebook: @ www.facebook.com/ S Á C H – T À I L I Ệ U T H I T U Y Ể N Trang 1 CÂU HỎI TỰ LUẬN THI NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ Văn Phòng Câu 1: Trình bày cách hiểu khác nhau về Văn phòng. Văn phòng có chức năng và nhiệm là gì? Liên hệ thực tế cơ quan anh (chị) công tác hoặc nhận xét chung về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã nêu? Văn phòng là một thuật ngữ đã xuất hiện từ lâu trong lịch sử, Ngay từ thời La Mã cổ đại người ta đã lập nên những Văn phòng của những "người biện hộ" với những chức năng, nhiệm vụ có những điểm tương đồng với Văn phòng hiện đại.Theo tiến trình lịch sử phát triển kinh tế xã hội Văn phòng ngày càng được nhận diện đầy đủ hơn toàn diện hơn. Mối cỏch hiểu về Văn phòng ở mỗi thời đại mang đậm những dấu ấn về lịch sử về hoàn cảnh giao tiếp ngôn ngữ. Khái niệm Văn phòng có thể hiểu theo các cách khác nhau: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. cỏc Cơ quan thẩm quyền chung hoặc quy mụ lớn thì thành lập Văn phòng, những cơ quan nhỏ thì cú văn phòng hành chính. Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đó. Văn phòng còn được hiểu là nơi làm việc cụ thể của những người có choc vụ, có tầm cỡ như: Nghị sỹ, Tổng Giám đốc, Giám đốc … Văn phòng là một dạng hoạt động trong cơ quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản lưu trữ các loại văn bản giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác văn thư. Nghiên cứu về Văn phòng chúng ta cần đề cập đến các chức năng nhiệm vụ của nó đối với cơ quan tổ chức. Trong một số tài liệu nghiên cứu trước đây người ta cho rằng Văn phòng có ba chức năng: tham mưu hậu cần và quản trị. Cho đến nay chức năng của Văn phòng được quan niệm bao gồm hai nội dung cơ bản: tham mưu tổng hợp và hậu cần. Facebook: @ www.facebook.com/ S Á C H – T À I L I Ệ U T H I T U Y Ể N Trang 2 Chức năng tham mưu tổng hợp nhìn nhận trên giác độ quan hệ Văn phòng và Thủ trưởng cơ quan. Trong hoạt động của mình Văn phòng phải đóng vai trò tham vấn cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan. Để có thể tham vấn cho Thủ trưởng cơ quan có hiệu quả tất yếu phải đặt ra vấn đề thu thập phân tích và tổng hợp thông tin về những vấn đề cần giải quyết. Từ đó có thể thấy được mối quan hệ giữa tổng hợp và tham vấn và trên thực tế sự tách bạch hai nôị dung này là điều không cần thiết. Chức năng hậu cần là hình thức biểu hiện của mối quan hệ Văn phòng với toàn bộ cơ quan đơn vị. Với chức năng này Văn phòng có một vị trí quan trọng trong bảo đảm sự vận hành bình thường của mọi cơ quan tổ chức. Muốn vận hành được các cơ quan tổ chức phải có các phương tiện, điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết. Các yếu tố đó cần có bàn tay can thiệp của Văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu của cơ quan đơn vị. Ngày nay, người ta càng khẳng định vai trò của Văn phòng đối với hoạt động của cơ quan tổ chức. Vai trò càng được khẳng định thì nhiệm vụ đặt ra cho các Văn phòng càng phức tạp hơn, đa dạng hơn. Về cơ bản chúng ta có thể thấy Văn phòng có các nhiệm vụ chủ yếu. -Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó, bố trí sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm của cơ quan. -Thu thập, xử lí, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của Thủ trưởng. Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho Thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành. -Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, giải quyết các văn thư, tờ trình của các đơn vị và các cá nhân theo quy chế của cơ quan, tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư tờ trình đó. -Tổ chức giao tiếp đối nội đối ngoại giúp cơ quan tổ chức trong công tác thư từ tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan tổ chức mình với các cơ quan tổ chức khác cũng như với nhân dân nó