Facebook: @ www.facebook.com/ S Á C H – T À I L I Ệ U T H I T U Y Ể N Trang 1 CÁCH PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG PHÒNG KẾ TOÁN Câu hỏi: Khi các bạn làm kế toán tại 1 Công ty nhỏ có 1 mình bạn thì vấn đề hạch toán ghi sổ làm sao là tuỳ bạn. Nhƣng khi Công ty bạn đã lớn và một mình bạn thì không thể nào làm hết việc vì lúc này nghiệp vụ xảy ra rất nhiều và lúc này bạn đƣợc bổ nhiệm làm kế toán trƣởng trong 1 Công ty mà dƣới bạn có 3 kế toán viên hoặc 4 kế toán viên… thì Nhiệm vụ của kế toán trƣởng là làm sao phân công công việc cho các bạn làm miễn sao đảm bảo các yếu tố sau:  Thống nhất nhau về nguyên tắc hạch toán kế toán cũng nhƣ thống nhất nhau về cách đặt mã (mã chứng từ, mã đối tƣợng khách hàng, nhà cung cấp, mã sản phẩm… luân chuyển chứng từ và cách lƣu chứng từ) Facebook: @ www.facebook.com/ S Á C H – T À I L I Ệ U T H I T U Y Ể N Trang 2  Phân công công việc không bị trùng khi hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng nhƣ quá trình luân chuyển và lƣu trữ chứng từ giữa các nhân viên kế toán? Trả lời: Để làm đƣợc vấn đề trên. Theo quan điểm của cá nhân tôi: Ngƣời làm kế toán trƣởng Cần phải thực hiện những vấn đề sau: Thống nhất nhau về nguyên tắc hạch toán kế toán cũng nhƣ thống nhất nhau về cách đặt mã (mã chứng từ, mã đối tƣợng khách hàng, nhà cung cấp, mã sản phẩm… luân chuyển chứng từ và cách lƣu chứng từ)=> KẾ TOÁN TRƢỞNG PHẢI ĐƢỢC VẤN ĐỀ SAU: SOẠN THẢO CHO ĐƢỢC NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN (Cách hạch toán kế toán của từng nghiệp vụ xảy ra tại công ty gồm những chứng từ nào và nhân viên kế toán nào sẽ lƣu bộ chứng từ của nghiệp vụ đó). CŨNG NHƢ CÁC NGUYÊN TẮC VỀ THỐNG NHẤT ĐẶT MÃ (Mã chứng từ, Mã nhân viên, mã nhà cung cấp, mã khách hàng, mã khoản mục phí…). Phân công công việc không bị trùng khi hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng nhƣ quá trình luân chuyển và lƣu trữ chứng từ giữa các nhân viên kế toán?=>KẾ TOÁN TRƢỞNG PHẢI ĐƢỢC VẤN ĐỀ SAU: Áp dụng nguyên tắc phân công công việc THEO TÍNH CHẤT NỢ VÀ CÓ CỦA TỪNG TÀI KHOẢN (Tức là 1 khi cho kế toán theo dõi Bên Nợ của tài khoản này thì phải cho họ theo dõi cả tài khoản đối ứng với tài khoản đó. Không thể nào chỉ phân công theo dõi và hạch toán bên Nợ mà không cho hạch toán bên có. Bởi vì nguyên tắc kế toán là hạch toán kép). Ví dụ: Kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng sẽ hạch toán những nghiệp vụ sau: +Một là: Hạch toán bên Có 334 mà đối ứng với TẤT CẢ các tài khoản còn lại (Nợ 622;6271;6231;6411;6421 Có 334) Facebook: @ www.facebook.com/ S Á C H – T À I L I Ệ U T H I T U Y Ể N Trang 3 +Hai là: Hạch toán bên Nợ 334 mà đối ứng với TẤT CẢ tài khoản còn lại (Nợ 334 có 3383;Có 3384;Có 3386; Có 3335). Ngoại trừ Nợ 334 mà đối ứng với với tiền (TK 111;112. Vì Nghiệp vụ đối ứng với tiền sẽ do kế toán thanh toán thực hiện) +Ba là: Hạch toán nợ 622;6271;6231;6411;6421 mà đối ứng với 3382;3383;3384;3386 Khi đã có nguyên tắc phân công công việc dựa vào tính chất của từng tài khoản nhƣ trên. Phải làm cho đƣợc bảng mô tả công việc của từng nhân viên kế toán (Trong bản mô tả công việc phải nói rõ từng nhân viên kế toán SẼ THEO DÕI BÊN NỢ VÀ BÊN CÓ CỦA NHỮNG TÀI KHOẢN NÀO. CHỈ ĐỊNH RÕ LUÔN ĐỂ HỌ NẮM MÀ HỌ LÀM. Đồng thời nói rõ là để theo dõi đƣợc những tài khoản đó thì từng nghiệp vụ phải KIỂM SOÁT CHỨNG TỪ GỐC VÀ LẬP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN NHƢ THẾ NÀO. Và cách lƣu trữ chứng từ. Và trong bảng mô tả công việc này cũng không quên là nói rõ những báo cáo nào cần làm) Nguyên tắc lƣu trữ: Chứng từ phát sinh tại kế toán phần hành nào ghi sổ (Tức là theo dõi những tài khoản nào thì kế toán phần hành đó phải có trách nhiệm lƣu trữ chứng từ. Và nếu chứng từ đó có liên quan đến kế toán phần hành khác thì có thể photo 1 bản cho kế toán phần hành khác nắm và lƣu trữ) Muốn phân công công việc đƣợc thì KẾ TOÁN TRƢỞNG Phải nắm thật vững tất cả những nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty. VÍ DỤ: Để dễ hình dung về VẤN ĐỀ PHÂN CÔNG VIỆC CỦA PHÕNG KẾ TOÁN NHƢ ĐỀ CẬP BÊN TRÊN.Giả sử Bạn làm kế toán trƣởng tại công ty thƣơng mại bán xe ô tô. Giả sử phòng kế toán có các nhân sự kế toán nhƣ