r 6 quy tăc vàng trong đàm phán Việc hiểu sâu sắc các nghi thức ở bàn đàm phán không chỉ quan trọng đổi với các nhà ngoại giao mà còn quan trọng đối với các doanh nhân. Những tính cách được đánh giá cao trong các cuộc đàm phán là sự kiên trì, khéo léo, sáng suốt và bình tĩnh. Một cử chỉ hoặc lời nói không thích hợp có thể phá hỏng kết quả của buối đàm phán quan trọng. Vậy bạn cần chuấn bị những gì trước một cuộc đàm phán đế không xảy ra bất cứ một sơ xuất nào? Quy tắc 1: Xác định các thành viên trong phái đoàn đàm phán Trước buối gặp mặt, đầu tiên bạn cần xác định rõ chức danh và nhiệm vụ của tất cả các thành viên trong đoàn đàm phán của đối tác. Bạn phải biết ai thực sự là người có quyền quyết định cuối cùng để dành sự chú ý đến người này nhiều nhất. Nhiều khi, đó không phải là trưởng đoàn mà là người lãnh đạo bộ phận có liên quan nhiều nhất đến cuộc đàm phán. Sau khi xác định được thông tin trên, bạn sẽ chí định những thành viên trong phái đoàn của mình. Nếu bạn chọn đúng các thành viên tham gia, bạn sẽ nắm trong tay 80% thành công. Nhũng thành viên trong phái đoàn phải thực sự cần thiết cho cuộc đàm phán, nếu không hiệu quả của cuộc đàm phán sẽ tỷ lệ nghịch với số thành viên trong phái đoàn. Quy tắc 2: Ấn định thời gian phù họp Không có quy định về thời gian diễn ra cuộc đàm phán, nhung tốt nhất là nên tô chức vào buổi sáng. Sẽ không lịch sự nếu ấn định cuộc đàm phán vào sáng sớm tinh mơ hay tối muộn. Hãy tránh đi trễ, nếu không bạn sẽ bị xem là không “pro”, thậm chí bị đối tác quy kết tội thiếu tôn trọng họ. Thông thường, một buối đàm phán kéo dài khoảng 2 tiếng. Nếu đàm phán diễn ra dài hơn, cần phải có thời gian nghỉ giải lao ít nhất 30 phút. Trong khoảng thời gian này bạn có thể mời khách uống trà hoặc cà phê. Hạn chế tối đa việc hút thuốc nếu có thể. Quy tắc 3: Ấn định không gian diễn ra đàm phán Thông thường, địa điểm diễn ra đàm phán là do bên tổ chức đưa ra nhung phải được sự đồng ý của khách mời. Nấu bạn muốn có lợi thế về tâm lý, tốt nhất hãy tố chức đàm phán ở công ty của bạn. Chiếc bàn là điểm chính của phòng đàm phán. Tốt nhất bạn dùng bàn tròn hoặc oval. Bàn có góc cạnh có thể tạo cảm giác đối đầu cho các thành viên tham gia đàm phán. Trong trường họp chỉ có bàn hình chữ nhật, tuyệt đối không được xếp chỗ ngồi ở hai cạnh nhỏ vì các thành viên của hai phái đoàn luôn phải ngồi đối diện, mặt đối mặt theo chức danh. Quy tắc 4: Tôn trọng các nguyên tắc “bất thành văn” * Trước khi đàm phán, hai bên phải thống nhất trước những vấn đề sẽ thảo luận và xác định mục tiêu của cuộc đàm phán. * Không xếp chỗ cho khách ngồi quay mặt về bướng cửa ra vào hoặc đối diện với cửa số. Đại diện của ban tố chức phải ngồi đối diện với cửa ra vào đế tiện ra hiệu cho thư ký mang thêm nước hay thay bình trà. * Bắt tay và tự giới thiệu là những hành động chính thức để làm quen. Đối với danh thiếp, sẽ rất bất lịch sự nếu sau khi nhận danh thiếp bạn đút ngay vào túi hoặc ví. Bạn cần phải đọc danh thiếp trước khi cất đi. * Nếu các thành viên trong buổi đàm phán không biết trước về nhau, bạn nên đặt trước mặt mỗi người một bản tcn để tiện giao tiếp. * Khoảng cách giữa hai ghế ngồi ít nhất là 1,5 đến 3m. Đây được gọi là “cự ly xã hội”. Một khoảng cách quá rộng có thế tạo cho các thành viên cảm giác bị “loại ra” khỏi cuộc đàm phán. * Tránh thái độ suồng sã trong cuộc đàm phán. Không nên vươn người sang phía không gian của người ngồi cạnh đế lấy đồ hoặc tài liệu của họ mà chưa được phép. * Số thành viên của hai đoàn đàm phán nên bằng nhau. * Nếu trong một phái đoàn, người lãnh đạo đi cùng với trợ lý thì trong phái đoàn đối tác cũng nên như vậy.